Plan Communication Management — PMBOK® Guide 8th Edition
Plan Communication Management হলো এমন একটি প্রক্রিয়া যেখানে Project Manager নির্ধারণ করেন—কোন Stakeholder-এর কী তথ্য দরকার, কখন দরকার, কোন format-এ দরকার, কোন মাধ্যম/technology ব্যবহার করে দিতে হবে, কে দেবে এবং কত ঘন ঘন দেবে।
PMBOK® 8th Edition-এর Figure 2-35 অনুযায়ী এই process-এর মূল লক্ষ্য হলো stakeholder-এর communication needs বিশ্লেষণ করে উপযুক্ত communication approach ও plan তৈরি করা। সাম্প্রতিক PMP preparation materials-এ Figure 2-35-এর ITTO কাঠামোও একইভাবে দেখানো হয়েছে।
PMP Exam Mindset:
Plan Communication Management = “Who needs What, When, How, and From Whom?”
1. Plan Communication Management-এর উদ্দেশ্য
এই process-এর মাধ্যমে Project Manager:
- Stakeholder-দের communication needs শনাক্ত করেন।
- কী information communicate করতে হবে তা নির্ধারণ করেন।
- কোন stakeholder-কে কোন information দিতে হবে তা নির্ধারণ করেন।
- Communication-এর frequency নির্ধারণ করেন।
- Communication-এর method ও technology নির্বাচন করেন।
- Communication-এর format ও level of detail নির্ধারণ করেন।
- Communication-এর responsibility নির্ধারণ করেন।
- Cultural ও political factors বিবেচনা করেন।
- Communication-এর escalation mechanism নির্ধারণ করেন।
সবকিছু Communications Management Plan-এ document করেন।
অর্থাৎ, communication যেন ad-hoc বা random না হয়, সেটিই এই process-এর মূল উদ্দেশ্য।
2. PMBOK 8th Edition — Figure 2-35 অনুযায়ী ITTO
Inputs
Project Charter
Project Management Plan
Resource Management Plan
Stakeholder Engagement Plan
Project Documents
Requirements Documentation
Stakeholder Register
Enterprise Environmental Factors (EEFs)
Organizational Process Assets (OPAs)
Tools & Techniques
Expert Judgment
Communication Requirements Analysis
Communication Technology, Models & Methods
Interpersonal and Team Skills
Communication Styles Assessment
Political Awareness
Cultural Awareness
Data Representation
Stakeholder Engagement Assessment Matrix
Meetings
Outputs
Project Management Plan Updates
Communications Management Plan
Stakeholder Engagement Plan
Project Document Updates
Project Schedule
Stakeholder Register
এই Figure 2-35-এর কাঠামোটি সাম্প্রতিক PMBOK 8 preparation material-এও একইভাবে উপস্থাপিত হয়েছে।
3. Inputs-এর Function
Input 1: Project Charter
Function কী?
Project Charter project-এর high-level direction এবং key stakeholders সম্পর্কে initial information দেয়।
এটি থেকে Project Manager জানতে পারেন:
- Project-এর উদ্দেশ্য কী
- Key stakeholders কারা
- Sponsor কে
- Project-এর high-level requirements কী
- Project-এর organizational context কী
- কোন stakeholders-এর সঙ্গে গুরুত্বপূর্ণ communication দরকার
Example
একটি 1320 MW power plant project-এ:
- Owner
- EPC Contractor
- O&M Contractor
- Consultant
- Government authority
- Grid operator
যদি key stakeholders হয়, তাহলে তাদের জন্য communication requirements শুরুতেই বিবেচনা করতে হবে।
4. Input 2: Project Management Plan
PMBOK 8 অনুযায়ী এখানে বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ:
A. Resource Management Plan
এটি বলে project resources কীভাবে manage করা হবে।
Communication-এর ক্ষেত্রে এটি সাহায্য করে বুঝতে:
কে কোন responsibility-তে আছে
কে কোন information তৈরি করবে
কে approve করবে
কে report করবে
Team structure কী
Communication-এর জন্য কী resources available
Example
একটি project-এ:
Site Engineer → Construction Manager → Project Manager → Project Director
এই reporting structure communication flow নির্ধারণে সাহায্য করবে।
B. Stakeholder Engagement Plan
এটি stakeholder-দের কীভাবে engage করা হবে তার strategy দেয়।
Communication planning-এর জন্য এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কারণ:
Stakeholder engagement করতে হলে appropriate communication দরকার।
Example
একজন Project Sponsor যদি Manage Closely category-তে থাকেন, তাহলে তার জন্য:
Weekly progress report
Monthly steering committee meeting
Critical issue immediate escalation
প্রয়োজন হতে পারে।
5. Input 3: Project Documents
PMBOK 8 Figure 2-35 অনুযায়ী গুরুত্বপূর্ণ documents:
A. Requirements Documentation
এটি stakeholder-দের requirements সম্পর্কে information দেয়।
Communication-এর মাধ্যমে কোন requirements-এর status জানাতে হবে তা নির্ধারণে এটি সাহায্য করে।
Example
Customer-এর requirement:
"Unit #2-এর commissioning report প্রতি সপ্তাহে দিতে হবে।"
তাহলে Communication Management Plan-এ weekly commissioning report অন্তর্ভুক্ত হতে পারে।
B. Stakeholder Register
এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ inputs-এর একটি।
Stakeholder Register থেকে জানা যায়:
- Stakeholder কে?
- তার role কী?
- Influence কত?
- Interest কত?
- Project-এর ওপর তার impact কী?
- তার communication preference কী হতে পারে?
PMP Tip
যদি প্রশ্নে বলা হয়:
"The project manager wants to determine what information each stakeholder requires."
তাহলে প্রথমে Stakeholder information/communication needs চিন্তা করবেন।
6. Input 4: Enterprise Environmental Factors — EEFs
EEFs হলো এমন organizational/environmental factors যেগুলো project team-এর control-এর বাইরে বা partially outside control।
Communication planning-এ EEFs-এর উদাহরণ:
- Organizational culture
- Organizational communication policies
- Existing communication technology
- Geographic distribution
- Time-zone differences
- Language
- Regulatory requirements
- Security requirements
- Industry standards
- Available communication infrastructure
Example
EPC project-এর team যদি China, Bangladesh এবং India-তে distributed হয়, তাহলে:
- Time zone
- Language
- Cultural differences
- Online meeting technology
communication plan-এ বিবেচনা করতে হবে।
7. Input 5: Organizational Process Assets — OPAs
Organization-এর existing knowledge ও practices এখানে কাজে লাগে।
যেমন:
- Communication templates
- Previous project reports
- Meeting templates
- Lessons learned
- Organizational policies
- Reporting formats
- Historical communication records
- Standard operating procedures
Example
Company-তে যদি standard থাকে:
Weekly Progress Report — Every Sunday
তাহলে নতুন project-এ একই organizational standard ব্যবহার করা যেতে পারে।
8. Tools & Techniques
এখানেই PMP পরীক্ষায় অনেক scenario-based question আসে।
8.1 Expert Judgment
Function
Communication planning-এর ক্ষেত্রে experienced person বা subject matter expert-এর knowledge ব্যবহার করা।
Experts হতে পারেন:
- Project Manager
- Communication specialist
- Stakeholder management expert
- Organizational communication expert
- Technical expert
- Cultural expert
Example
একটি international project-এ communication strategy তৈরির সময় Project Manager একজন experienced international project manager-এর advice নিলেন।
এটি Expert Judgment।
PMP clue
Question-এ যদি থাকে:
"The project manager consults an experienced specialist..."
→ Expert Judgment
8.2 Communication Requirements Analysis
এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
Function
প্রত্যেক stakeholder-এর কী information দরকার তা নির্ধারণ করা।
এটি analyse করে:
- What information?
- Who needs it?
- When?
- How often?
- In what format?
- At what level of detail?
- Through which channel?
Example
| Stakeholder | Information | Frequency | Method |
|---|---|---|---|
| Sponsor | Executive summary | Monthly | Presentation |
| Project Manager | Detailed progress | Weekly | Report |
| Site Team | Daily activities | Daily | Meeting |
| Client | Quality status | Weekly | Report |
| Government | Compliance report | Monthly | Formal report |
এটাই Communication Requirements Analysis-এর practical application।
PMP-এর জন্য মনে রাখুন
Communication Requirements Analysis = What information does each stakeholder need?
8.3 Communication Technology
Function
Information communicate করার জন্য কোন technology/tool/system ব্যবহার করা হবে তা নির্ধারণ করা।
উদাহরণ:
- Video conferencing
- Project management software
- Dashboard
- Collaboration platform
- Mobile communication
- Document management system
- Shared database
Technology নির্বাচন করার সময় বিবেচনা করা হয়:
1. Urgency
জরুরি information হলে দ্রুত communication technology দরকার।
2. Availability
সব stakeholder-এর technology access আছে কি না।
3. Reliability
System reliable কি না।
4. Ease of Use
Stakeholder সহজে ব্যবহার করতে পারে কি না।
5. Security/Confidentiality
Sensitive information হলে secure technology দরকার।
6. Project Environment
Remote/virtual project হলে technology-এর গুরুত্ব বেশি।
এই factors-গুলো বর্তমান PMP preparation material-এও communication technology selection-এর গুরুত্বপূর্ণ consideration হিসেবে উল্লেখ করা হয়েছে।
8.4 Communication Models
Function
Communication কীভাবে sender থেকে receiver-এর কাছে যাবে এবং feedback কীভাবে আসবে তা বোঝাতে communication model ব্যবহার করা হয়।
সাধারণ flow:
Sender → Encode → Message → Communication Channel → Decode → Receiver → Feedback
এখানে সমস্যা হতে পারে:
- Noise
- Language barrier
- Cultural difference
- Technical issue
- Misinterpretation
Example
Project Manager email পাঠালেন:
"The equipment installation is delayed."
Client সেটিকে ২ সপ্তাহ delay হিসেবে বুঝলেন, কিন্তু Project Manager-এর অর্থ ছিল ২ দিন।
এখানে communication model-এর মাধ্যমে misunderstanding identify করা যায়।
8.5 Communication Methods
PMBOK-based PMP preparation-এ communication methods সাধারণত তিনভাবে বোঝানো হয়।
A. Interactive Communication
দুই বা ততোধিক ব্যক্তি দুই-দিকের real-time communication করে।
Examples
- Face-to-face meeting
- Video conference
- Phone call
- Live discussion
কখন ব্যবহার করবেন?
যখন:
- Immediate feedback দরকার
- Complex issue
- Sensitive issue
- Common understanding দরকার
- Conflict resolution দরকার
PMP Tip
Need immediate feedback/common understanding → Interactive
B. Push Communication
Information নির্দিষ্ট recipient-এর কাছে পাঠিয়ে দেওয়া হয়।
Examples
- Letter
- Memo
- Report
- Press release
কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ বিষয়:
Push communication information পৌঁছেছে কিনা নিশ্চিত করলেও recipient বুঝেছে কিনা তা নিশ্চিত করে না।
PMP Tip
Push = Send
C. Pull Communication
Information একটি repository-তে রাখা হয় এবং stakeholder যখন প্রয়োজন তখন সংগ্রহ করে।
Examples
- Website
- Intranet
- Shared database
- Knowledge repository
- E-learning platform
PMP Tip
Pull = Stakeholder comes and gets information
8.6 Interpersonal and Team Skills
PMBOK 8 Figure 2-35 অনুযায়ী গুরুত্বপূর্ণ components:
A. Communication Styles Assessment
প্রত্যেক ব্যক্তির communication style একই নয়।
কেউ:
- Direct
- Analytical
- Detail-oriented
- Formal
- Informal
হতে পারেন।
Function
Stakeholder-এর communication style বুঝে communication approach tailor করা।
Example
Senior executive-এর কাছে ৫০ পৃষ্ঠার technical report না দিয়ে:
1-page dashboard + key decisions + major risks
দেওয়া বেশি কার্যকর হতে পারে।
B. Political Awareness
Function
Organization-এর formal এবং informal power structure বোঝা।
Project Manager বুঝবেন:
- কে decision influence করে?
- কে powerful?
- কে approval দিতে পারে?
- কার opinion গুরুত্বপূর্ণ?
- Informal influence কোথায়?
Example
Official organization chart-এ একজন manager decision maker নন, কিন্তু বাস্তবে senior management তার recommendation অনুসরণ করে।
Project Manager-এর এটি জানা দরকার।
PMP Tip
Political Awareness = Power + Influence + Organizational dynamics
C. Cultural Awareness
Function
Different culture-এর communication style ও expectations বোঝা।
বিবেচনা করা হতে পারে:
- Language
- Communication style
- Formality
- Social norms
- Religious/cultural practices
- Non-verbal communication
- Time perception
Example
একটি multinational EPC project-এ Chinese, Bangladeshi এবং European team একসঙ্গে কাজ করছে।
একই communication style সবার জন্য কার্যকর নাও হতে পারে।
8.7 Data Representation — Stakeholder Engagement Assessment Matrix
এটি stakeholder-এর বর্তমান এবং desired engagement level বুঝতে সাহায্য করে।
সাধারণভাবে:
| Stakeholder | Current | Desired |
|---|---|---|
| Sponsor | Supportive | Leading |
| Client | Neutral | Supportive |
| Contractor | Supportive | Leading |
| Regulator | Neutral | Supportive |
Function
এটি Project Manager-কে বুঝতে সাহায্য করে:
কোন stakeholder-এর engagement level পরিবর্তন করতে হবে এবং communication কীভাবে সেই engagement support করবে।
8.8 Meetings
Function
Stakeholder-এর সঙ্গে information collect, discuss, validate এবং align করার জন্য meeting ব্যবহার করা হয়।
Meetings হতে পারে:
- Project kickoff meeting
- Weekly progress meeting
- Steering committee meeting
- Technical meeting
- Risk meeting
- Client meeting
- Daily stand-up
PMP Tip
যদি scenario-তে বলা হয়:
"The project manager needs to discuss a complex issue with several stakeholders and obtain immediate feedback."
সবচেয়ে উপযুক্ত হতে পারে:
Interactive communication / Meeting
9. Outputs
PMBOK 8 Figure 2-35 অনুযায়ী এখানে একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো Communications Management Plan এবং সংশ্লিষ্ট plan/document updates।
9.1 Communications Management Plan
এটাই প্রধান output।
এটি document করে:
Who?
কে information পাবে?
What?
কী information পাবে?
When?
কখন পাবে?
How?
কোন method/channel-এ পাবে?
Who communicates?
কে information তৈরি/প্রদান করবে?
Frequency?
কত ঘন ঘন communication হবে?
Format?
Report, email, dashboard, meeting ইত্যাদি কোন format হবে?
Escalation?
Urgent issue হলে কাকে এবং কীভাবে escalate করতে হবে?
Confidentiality?
কোন information কে access করতে পারবে?
10. Project Management Plan Updates
PMBOK 8 Figure 2-35 অনুযায়ী relevant project management plan component update হতে পারে।
বিশেষ করে:
Communications Management Plan
Communication planning-এর result হিসেবে এটি তৈরি/updated হয়।
Stakeholder Engagement Plan
Communication strategy stakeholder engagement-এর ওপর প্রভাব ফেললে এটি update করা হয়।
Example
Analysis-এর পর দেখা গেল Client-এর involvement বাড়াতে হবে।
তাহলে:
Stakeholder Engagement Plan → Updated
এবং সেই অনুযায়ী:
Communication frequency → Increased
হতে পারে।
11. Project Document Updates
দুটি গুরুত্বপূর্ণ document:
A. Project Schedule
Communication activities-এর জন্য schedule-এ activities যোগ হতে পারে।
যেমন:
- Weekly progress meeting
- Monthly steering committee
- Monthly client report
- Quarterly management review
B. Stakeholder Register
Communication requirements বা stakeholder information পরিবর্তন হলে Stakeholder Register update করা হয়।
যেমন:
নতুন stakeholder যুক্ত হয়েছে:
Environmental Regulatory Authority
তাহলে তার:
- Communication requirement
- Information need
- Influence
- Engagement information
update হতে পারে।
12. একটি Real-Time Project Example
ধরুন আপনি একটি 1320 MW Thermal Power Plant Project-এর Project Manager।
আপনার stakeholders:
- Owner
- EPC Contractor
- O&M Contractor
- Consultant
- Government authority
- Grid operator
- Project Sponsor
Communication planning করলে:
| Stakeholder | What | When | How | Responsible |
|---|---|---|---|---|
| Sponsor | Executive status | Monthly | Presentation | PM |
| Owner | Progress report | Weekly | Formal report | PM |
| EPC Contractor | Technical issues | Daily/Weekly | Meeting | Engineering Manager |
| O&M | Equipment status | Daily | Meeting/Dashboard | O&M Manager |
| Grid Operator | Generation status | As required | Formal communication | Operations |
| Government | Compliance | Monthly | Formal report | Compliance Manager |
এটাই Plan Communication Management-এর practical application।
13. খুব গুরুত্বপূর্ণ PMP Concept: Communication Channels
PMP exam-এ communication channel নিয়ে calculation আসতে পারে।
Formula:
[
\text{Number of Communication Channels}=\frac{n(n-1)}{2}
]
যেখানে:
n = Number of people
Example
Project team-এ 10 জন হলে:
[
\frac{10(10-1)}{2}
]
[
=\frac{90}{2}=45
]
অর্থাৎ 45টি possible communication channels।
PMP Tip
Team size বাড়লে communication complexity খুব দ্রুত বাড়ে।
14. Plan Communication Management বনাম Manage Communications
এটি PMP exam-এর জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
| Plan Communication Management | Manage Communications |
|---|---|
| Planning process | Executing process |
| Communication কীভাবে হবে তা plan করে | Communication plan বাস্তবায়ন করে |
| Communication needs identify করে | Information create/distribute করে |
| Communication Management Plan তৈরি করে | Project communications তৈরি করে |
| Plan | Do |
সহজে মনে রাখুন:
Plan = Decide how to communicate
Manage = Perform the communication
15. PMP Exam Scenario Question — 1
Question
A project manager is managing an international construction project involving stakeholders from several countries. During communication planning, the project manager discovers that stakeholders have different languages, communication preferences, and cultural expectations. The project manager wants to ensure that the communication approach is appropriate for each stakeholder.
What should the project manager do FIRST?
A. Send weekly email reports to all stakeholders
B. Perform communication requirements analysis
C. Schedule daily meetings with all stakeholders
D. Increase the frequency of project status reports
Correct Answer: B. Perform communication requirements analysis
কেন?
প্রথমে জানতে হবে:
কে কী information চায়?
কত ঘন ঘন চায়?
কোন format-এ চায়?
কোন communication method উপযুক্ত?
এরপর technology, method এবং communication style নির্বাচন করা হবে।
Communication Requirements Analysis = Determine stakeholder information needs.
16. PMP Exam Scenario Question — 2
Question
A project manager needs to discuss a complex technical problem with the client. The issue requires immediate clarification and feedback because misunderstanding could cause significant rework.
Which communication method should the project manager use?
A. Push communication
B. Pull communication
C. Interactive communication
D. Formal written communication
Correct Answer: C. Interactive communication
Explanation
Complex issue + immediate feedback + common understanding দরকার।
তাই:
Interactive communication
যেমন:
Face-to-face meeting
Video conference
Phone discussion
17. PMP Exam Scenario Question — 3
Question
During communication planning, a project manager learns that a senior stakeholder has significant informal influence within the organization, although the stakeholder has no formal decision-making authority. The project manager wants to ensure that project communications are appropriately planned.
Which tool or technique should the project manager use?
A. Cultural awareness
B. Political awareness
C. Communication technology
D. Data representation
Correct Answer: B. Political awareness
কারণ
এখানে মূল বিষয় হলো:
Informal power and influence
এটি Political Awareness-এর বিষয়।
18. PMP Exam Scenario Question — 4
Question
A project manager is planning communications for a global project. Some stakeholders are located in different countries and have different cultural backgrounds. A communication that is considered appropriate in one country may be misunderstood in another.
Which technique should the project manager consider?
A. Cultural awareness
B. Communication technology
C. Push communication
D. Stakeholder engagement assessment matrix
Correct Answer: A. Cultural awareness
কারণ
Different:
Culture
Language
Communication norms
Expectations
থাকলে Cultural Awareness ব্যবহার করতে হবে।
19. PMP Exam Scenario Question — 5
Question
A project manager has identified that the project sponsor requires a concise monthly executive summary, while the engineering team requires detailed technical information every week. What should the project manager do?
A. Send the same detailed report to everyone
B. Develop communication requirements based on stakeholder needs
C. Use only interactive communication
D. Ask the sponsor to review the engineering report
Correct Answer: B. Develop communication requirements based on stakeholder needs
Explanation
সব stakeholder-এর information requirement একই নয়।
Sponsor → High-level summary
Engineering team → Detailed technical information
এটাই effective communication planning।
20. PMP Exam-এর জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ Memory Map
INPUTS
Charter → Direction & key stakeholders
Resource Management Plan → Who/roles/resources
Stakeholder Engagement Plan → Engagement strategy
Requirements Documentation → Information requirements
Stakeholder Register → Stakeholder information
EEF → External/organizational environment
OPA → Existing organizational knowledge/templates
TOOLS & TECHNIQUES
Expert Judgment → Experienced advice
Communication Requirements Analysis → What information is needed?
Communication Technology → Which technology/tool?
Communication Models → How information flows
Communication Methods → Interactive / Push / Pull
Communication Styles Assessment → How does the person prefer to communicate?
Political Awareness → Who has power/influence?
Cultural Awareness → How does culture affect communication?
Stakeholder Engagement Assessment Matrix → Current vs desired engagement
Meetings → Discuss/align/obtain feedback
OUTPUTS
Communications Management Plan → How communication will be managed
Stakeholder Engagement Plan Update → Engagement strategy changes
Project Schedule Update → Communication activities/timing
Stakeholder Register Update → Stakeholder/communication information changes
⭐ PMP Exam Shortcut
Scenario পড়ে এই pattern ধরুন:
“What does the stakeholder need?”
→ Communication Requirements Analysis
“Which technology should we use?”
→ Communication Technology
“How should the message flow?”
→ Communication Model
“Email vs meeting vs repository?”
→ Communication Methods
“Stakeholder's preferred style?”
→ Communication Styles Assessment
“Who has informal power/influence?”
→ Political Awareness
“Different countries/cultures?”
→ Cultural Awareness
“Current engagement vs desired engagement?”
→ Stakeholder Engagement Assessment Matrix
“Need discussion and immediate feedback?”
→ Meeting / Interactive Communication
“What document tells how communication will be performed?”
→ Communications Management Plan
সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ: PMP-তে শুধু ITTO মুখস্থ করার চেয়ে scenario-তে “কোন stakeholder-এর কী communication need এবং সেই need পূরণ করতে কোন technique ব্যবহার করতে হবে”—এই logic বোঝা বেশি গুরুত্বপূর্ণ। বর্তমান PMP preparation materials-ও communication planning-কে stakeholder information needs, methods, channels, frequency এবং level of detail-এর সঙ্গে যুক্ত করে। (techademy.com)
Comments
Post a Comment