Monitor and Control Project Performance

August 29, 2026

1. Processটির মূল উদ্দেশ্য

Monitor and Control Project Performance হলো:

Project Management Plan-এ নির্ধারিত performance objectives অর্জনের জন্য পুরো project-এর progress continuously track, review এবং report করা।

এই process-এর মাধ্যমে stakeholders জানতে পারেন:

Project বর্তমানে কোথায় আছে;
Performance issue হলে কী action নেওয়া হয়েছে;
ভবিষ্যতে project-এর cost ও schedule status কী হতে পারে।

PMBOK 8 অনুযায়ী monitoring পুরো project জুড়ে চলমান activity। Monitoring-এর মধ্যে data/trend collect, measure ও assess করা হয়; আর controlling-এর মধ্যে corrective/preventive action, replanning এবং action plan follow-up অন্তর্ভুক্ত। (studylib.net)

2. Monitoring বনাম Controlling

Monitoring

মূল প্রশ্ন:

“Project এখন কোথায় আছে?”

এতে:

Actual performance measure করা;
Plan-এর সঙ্গে compare করা;
Trends দেখা;
Forecast তৈরি করা;
Problems identify করা।

Controlling

মূল প্রশ্ন:

“Performance deviation হলে কী করতে হবে?”

এতে:

Corrective action;
Preventive action;
Replanning;
Follow-up;
Change request;
Approved change implement করা।

PMP Shortcut

Monitor = Measure & Understand

Control = Act & Correct

3. Figure 2-9 — Complete ITTO

PMBOK 8-এর Figure 2-9 অনুযায়ী Inputs হলো: (studylib.net)

INPUTS

Project management plan
- Any component
Project documents
- Assumption log
- Basis of estimates
- Cost forecasts
- Issue log
- Lessons learned register
- Milestone list
- Quality reports
- Risk register
- Risk report
- Schedule forecasts
Work performance information
Agreements
Enterprise environmental factors
Organizational process assets
Etc.

TOOLS & TECHNIQUES

Expert judgment
Data analysis
- Alternative analysis
- Cost-benefit analysis
- Earned value analysis
- Root cause analysis
- Trend analysis
- Variance analysis
Decision-making
- Voting
Meetings
Project dashboards
Visual controls
Information radiators
Etc.

OUTPUTS

Work performance reports
Change requests
Project management plan updates
- Any component
Project document updates
- Cost forecasts
- Issue log
- Lessons learned register
- Risk register
- Schedule forecasts
Etc. (studylib.net)

এখন প্রতিটির function দেখি।

PART A — INPUTS

4. Project Management Plan

Figure-এ:

Project management plan → Any component

দেওয়া আছে।

অর্থাৎ কোনো একটি নির্দিষ্ট plan component নয়; project performance monitor করার জন্য যে কোনো relevant component ব্যবহার হতে পারে।

Function

Project Management Plan হলো performance-এর benchmark/basis।

এটি বলে:

কী achieve করার কথা;
কীভাবে performance measure করা হবে;
Scope কী;
Schedule কী;
Cost কী;
Quality expectation কী;
Risk কীভাবে manage হবে;
Resources কীভাবে ব্যবহার হবে।

Example

Plan অনুযায়ী:

Project completion = 30 June

Actual assessment-এ দেখা গেল:

Forecast completion = 15 July

এখন Project Manager deviation analyze করবেন।

PMP Concept

Plan = Where we should be

Actual/Performance = Where we are

5. Project Documents

Figure 2-9-এ Project Documents-এর অধীনে 10টি specific document আছে। এগুলো গুরুত্বপূর্ণ এবং কোনোটি বাদ দেওয়া উচিত নয়। (63069562)

Assumption log
Basis of estimates
Cost forecasts
Issue log
Lessons learned register
Milestone list
Quality reports
Risk register
Risk report
Schedule forecasts

এখন একে একে দেখি।

6. Assumption Log

Assumption হলো project planning-এর সময় গ্রহণ করা এমন assumption যা সত্য বলে ধরে নিয়ে planning করা হয়েছে।

Function

Performance monitor করার সময় দেখা হয়:

আমাদের assumptions এখনো valid আছে কি না।

Example

Assumption:

Coal price will remain stable.

পরবর্তীতে coal price significantly increase করল।

এটি project cost performance-কে affect করতে পারে।

তখন assumption re-evaluate করতে হবে।

PMP clue

Assumption changed/invalid → Performance impact analyze

7. Basis of Estimates

Basis of Estimates হলো:

কোনো cost, duration, resource বা estimate কীভাবে তৈরি হয়েছে তার supporting rationale/assumptions।

Function

Actual performance-এর সঙ্গে estimate compare করার সময় এটি context দেয়।

Example

Estimated equipment installation:

10 days

Basis:

10 workers;
Normal weather;
Two shifts;
Material available.

কিন্তু actual:

16 days

Basis of estimate review করে বোঝা যাবে কোন assumption বাস্তবে ঠিক ছিল না।

8. Cost Forecasts

Cost Forecast ভবিষ্যতে project-এর expected cost সম্পর্কে prediction দেয়।

Function

Project Manager জানতে পারেন:

“Project শেষ হতে আনুমানিক কত cost হবে?”

Example

Approved budget:

$10 million

Current forecast:

$11.2 million

এখানে potential cost overrun দেখা যাচ্ছে।

এটি stakeholder reporting এবং corrective action-এর জন্য গুরুত্বপূর্ণ।

9. Issue Log

Issue Log-এ project-এর existing/current issues track করা হয়।

Function

Performance monitor করার সময়:

Open issue;
Aging issue;
High-priority issue;
Unresolved issue;

project performance-কে কীভাবে affect করছে তা দেখা হয়।

Example

Issue:

EPC contractor delayed critical equipment delivery.

Impact:

Schedule delay + additional cost.

এটি performance-এর অংশ হিসেবে monitor করতে হবে।

10. Lessons Learned Register

আগে capture করা lessons বর্তমান performance বুঝতে সাহায্য করে।

Function

Previous experience থেকে:

কোন সমস্যা আগে হয়েছিল;
কী corrective action কাজ করেছে;
কোন approach avoid করা উচিত;

এসব জানা যায়।

Example

Previous project lesson:

Vendor documentation late হলে commissioning delay হয়।

Current project-এ একই warning দেখা গেলে proactive action নেওয়া যায়।

11. Milestone List

Milestone হলো project-এর গুরুত্বপূর্ণ significant event/date।

Function

Project progress-এর major checkpoints monitor করা।

Example

Milestones:

Design complete — March 1
Procurement complete — April 15
Installation complete — May 30
Commissioning complete — June 20

যদি installation milestone পিছিয়ে যায়, overall project performance review করতে হবে।

12. Quality Reports

Quality Reports project-এর quality performance সম্পর্কে information দেয়।

Function

Quality-related performance project objectives-এর সঙ্গে aligned আছে কি না assess করতে সাহায্য করে।

Example

Quality report:

NCRs increased from 3 to 12.

এটি performance concern-এর indicator।

13. Risk Register

Risk Register-এ identified risks এবং তাদের status থাকে।

Function

Performance monitor করার সময়:

Existing risks;
Risk probability;
Impact;
Response;
Trigger;

review করা হয়।

Example

Risk:

Critical supplier may delay delivery.

বর্তমানে supplier-এর performance deteriorating হলে risk response activate করার প্রয়োজন হতে পারে।

14. Risk Report

Risk Register-এর তুলনায় Risk Report broader view দেয়।

Function

Overall project risk exposure এবং risk trends বুঝতে সাহায্য করে।

যেমন:

Overall risk exposure;
Major threats;
Opportunities;
Risk trends;
Response effectiveness।

15. Schedule Forecasts

Schedule Forecast ভবিষ্যতে project বা activity কখন complete হতে পারে তার prediction দেয়।

Function

Current schedule performance থেকে future completion estimate করা।

Example

Baseline completion:

30 September

Current forecast:

20 October

এটি schedule performance-এর warning signal।

16. Work Performance Information

এটি Figure 2-9-এর অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ input।

কী?

Work Performance Information হলো analyzed/interpreted performance information।

এতে থাকতে পারে:

Actual progress;
Schedule performance;
Cost performance;
Quality performance;
Resource utilization;
Variances;
Trends।

Function

Project Manager এই information ব্যবহার করে:

Actual performance বনাম planned performance

compare করেন।

গুরুত্বপূর্ণ PMP distinction

Work Performance Data

→ Raw observations/measurements

Work Performance Information

→ Analyzed/interpreted data

Work Performance Reports

→ Stakeholder-এর জন্য organized/communicated performance information

17. Agreements

Project-এর agreements/contracts-ও performance monitoring-এর input।

Function

Contractual commitments-এর সঙ্গে actual performance compare করা।

Example

Contract:

Supplier must deliver equipment by 15 May.

Actual delivery:

30 May.

তাহলে contractual performance deviation identify করা যায়।

18. Enterprise Environmental Factors — EEF

Project-এর external/internal environmental conditions performance-কে affect করতে পারে।

Examples

Market conditions;
Government regulations;
Industry standards;
Organizational culture;
Economic conditions;
Technology;
Infrastructure.

Function

Project performance evaluate করার সময় external/internal context বিবেচনা করা।

19. Organizational Process Assets — OPA

Organization-এর existing processes, historical information এবং practices performance monitoring-এ সাহায্য করে।

Examples

Historical performance data;
Reporting templates;
Monitoring procedures;
Lessons learned;
Organizational policies;
Standard metrics।

Function

Performance monitoring consistent ও standardized করা।

20. Etc. — Inputs

Figure-এর Etc. project context অনুযায়ী additional relevant inputs বোঝায়।

PART B — TOOLS & TECHNIQUES

এখন Figure 2-9-এর প্রতিটি T&T দেখি।

21. Expert Judgment

Experts-এর knowledge এবং experience ব্যবহার করে project performance evaluate করা হয়।

Function

Experts সাহায্য করতে পারেন:

Performance interpretation;
Deviation explanation;
Forecast evaluation;
Corrective action recommendation;
Risk/performance assessment।

Example

SPI = 0.82।

Senior scheduler বললেন:

“Delay-এর মূল কারণ resource availability এবং vendor interface issue।”

এটি expert judgment।

22. Data Analysis

Figure 2-9-এ Data Analysis-এর অধীনে ৬টি technique আছে:

Alternative analysis
Cost-benefit analysis
Earned value analysis
Root cause analysis
Trend analysis
Variance analysis

সবগুলোই PMP exam-এর জন্য গুরুত্বপূর্ণ। (studylib.net)

23. Alternative Analysis

একাধিক alternative solution/action-এর performance এবং consequences compare করা।

Example

Schedule recovery-এর জন্য:

Option A: Overtime

Option B: Additional crew

Option C: Sequence change

সবগুলো compare করে best alternative নির্বাচন করা।

PMP clue

Multiple possible options → Alternative Analysis

24. Cost-Benefit Analysis

কোনো action-এর expected benefit তার cost-এর তুলনায় justified কি না তা evaluate করা।

Example

Option A:

Cost = $100,000
Expected benefit = $180,000

Option B:

Cost = $50,000
Expected benefit = $60,000

Decision নেওয়ার সময় cost এবং benefit compare করা হবে।

PMP clue

“Is the benefit worth the cost?” → Cost-benefit analysis

25. Earned Value Analysis — EVM

এটি PMP exam-এর অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ technique।

Earned Value Analysis ব্যবহার করে:

Scope progress;
Schedule performance;
Cost performance;

একসঙ্গে evaluate করা যায়।

প্রধান terms

PV = Planned Value

EV = Earned Value

AC = Actual Cost

Schedule Variance

SV = EV − PV

Cost Variance

CV = EV − AC

Schedule Performance Index

SPI = EV / PV

Cost Performance Index

CPI = EV / AC

Example

PV = $100,000
EV = $80,000
AC = $90,000

তাহলে:

SV = 80,000 − 100,000 = −20,000

→ Behind schedule

CV = 80,000 − 90,000 = −10,000

→ Over budget

SPI = 0.80

→ Schedule inefficiency

CPI = 0.89

→ Cost inefficiency

PMP shortcut

SV negative → Behind schedule

CV negative → Over budget

SPI < 1 → Behind schedule

CPI < 1 → Over budget

26. Root Cause Analysis

Performance problem-এর মূল কারণ identify করার technique।

Example

Problem:

Project commissioning 20 days late.

Possible symptoms:

Rework;
Testing delays;
Vendor delay.

Root cause analysis করে দেখা গেল:

Design documents were released late.

এটাই root cause হতে পারে।

PMP clue

Repeated/major problem → Find why → Root Cause Analysis

27. Trend Analysis

সময়ের সঙ্গে performance কীভাবে পরিবর্তিত হচ্ছে তা analyze করা।

Example

Monthly cost variance:

January = −2%
February = −4%
March = −7%
April = −10%

Trend ক্রমশ খারাপ হচ্ছে।

Project Manager বুঝতে পারেন:

Future cost overrun আরও বাড়তে পারে।

PMP clue

Pattern over time → Trend Analysis

28. Variance Analysis

Actual performance এবং planned/baseline performance-এর difference analyze করা।

Example

Planned cost:

$500,000

Actual cost:

$550,000

Variance:

$50,000 unfavorable

এরপর determine করতে হবে:

Why did this happen?

PMP clue

Actual − Planned → Variance Analysis

29. Decision-Making

Performance information-এর ভিত্তিতে appropriate decision নেওয়া।

Figure 2-9-এ Decision-Making-এর অধীনে specific technique:

Voting

দেওয়া হয়েছে। (studylib.net)

30. Voting

একাধিক alternative-এর মধ্যে team/stakeholder-এর ভোটের মাধ্যমে decision নেওয়া।

Example

Schedule recovery-এর তিনটি option:

A. Overtime

B. Additional contractor

C. Scope sequencing

Team voting-এর মাধ্যমে Option B select করল।

Important PMP point

Figure 2-9-এ Decision-Making-এর অধীনে Voting explicitly রয়েছে।

31. Meetings

Performance review এবং decision-making-এর জন্য meetings ব্যবহার করা হয়।

Function

Meeting-এর মাধ্যমে:

Current status review;
Performance issue discuss;
Variance explain;
Forecast review;
Corrective action discuss;
Stakeholder feedback নেওয়া।

Example

Weekly project performance meeting:

SPI
CPI
Milestone status
Risk
Issue
Forecast

review করা হলো।

32. Project Dashboards

Dashboard হলো visual/interactive display যেখানে important project performance metrics একসঙ্গে দেখা যায়।

Function

Quickly understand:

Schedule;
Cost;
Scope;
Quality;
Risk;
Resources;

এর status।

Example

Dashboard:

Metric	Status
SPI	0.91
CPI	0.96
Major Risks	3
Open Issues	7
Milestones delayed	2

Project Manager দ্রুত project health বুঝতে পারেন।

33. Visual Controls

Visual Controls হলো performance/status সহজে চোখে বোঝার মতো visual mechanism।

Examples

Status board;
Traffic-light indicators;
Kanban board;
Progress board;
Color-coded status;
Physical/visual management board।

Example

Green = On track

Yellow = Attention required

Red = Critical

Function

দ্রুত deviation এবং attention area identify করা।

34. Information Radiators

Information radiator হলো এমন high-visibility information display যা project/team-এর গুরুত্বপূর্ণ information সহজে accessible করে।

Examples

Kanban board;
Burn-up/burn-down chart;
Team progress board;
Large project status board;
Visible dashboard.

Difference from Dashboard

Dashboard

→ Often structured/interactive management view.

Information Radiator

→ Information এমনভাবে visibly displayed যাতে relevant people সহজে দেখতে পারে।

Agile example

Team room-এ:

Sprint progress board

সবাই দেখতে পাচ্ছে।

এটি Information Radiator।

35. Etc. — Tools & Techniques

Figure-এর Etc. additional project-specific techniques বোঝায়।

PART C — OUTPUTS

36. Work Performance Reports

এটি Figure 2-9-এর প্রথম এবং অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ output।

কী?

Work Performance Reports হলো analyzed project performance information stakeholder-দের জন্য report আকারে উপস্থাপন করা।

এতে থাকতে পারে:

Current status;
Progress;
Cost performance;
Schedule performance;
Variances;
Trends;
Forecasts;
Risks/issues;
Recommendations।

Example

Monthly Project Performance Report:

SPI = 0.88
CPI = 0.93
Forecast completion = 15 October
Major issue = Vendor delay

PMP distinction

Work Performance Information → Work Performance Reports

37. Change Requests

Performance monitoring-এর সময় যদি deviation বা improvement opportunity পাওয়া যায় এবং project plan/baseline পরিবর্তনের প্রয়োজন হয়, তাহলে Change Request তৈরি হতে পারে।

Example

Schedule analysis দেখাল:

Current baseline date realistically achievable নয়।

Recovery/replanning-এর জন্য change request প্রয়োজন হতে পারে।

Important

Project Manager নিজের ইচ্ছায় baseline পরিবর্তন করবেন না।

সঠিক logic:

Monitor → Identify deviation → Analyze → Change Request → Change approval process → Implement approved change

PMBOK 8-ও বলে, কোনো beneficial decision project baseline পরিবর্তন করলে integrated change control ব্যবহার করতে হবে। (studylib.net)

38. Project Management Plan Updates

Figure-এ:

Project management plan updates → Any component

দেওয়া হয়েছে।

Function

Approved changes বা performance findings-এর কারণে relevant plan component update করা।

Example

Performance monitoring-এর পরে approved change হলো:

Testing approach পরিবর্তন করা হবে।

তাহলে relevant project management plan component update হতে পারে।

Important

No approval → No baseline change

39. Project Document Updates

Figure 2-9-এ Project Document Updates-এর অধীনে ৫টি specific document আছে:

Cost forecasts
Issue log
Lessons learned register
Risk register
Schedule forecasts

এগুলো অবশ্যই মনে রাখতে হবে। (studylib.net)

40. Cost Forecasts Update

Current performance-এর ভিত্তিতে future cost forecast পরিবর্তন হতে পারে।

Example

Initial forecast:

$10 million

Current trend:

$11.5 million

তাহলে cost forecast update করতে হবে।

41. Issue Log Update

Performance monitoring-এর সময়:

New issue;
Issue status change;
Issue resolved;
Issue escalation;

হলে Issue Log update করা হয়।

42. Lessons Learned Register Update

Performance monitoring-এর সময় নতুন lesson পাওয়া গেলে তা capture করা হয়।

Example

Lesson:

Early vendor performance monitoring could have prevented a major delay.

এটি Lessons Learned Register-এ যোগ করা যায়।

43. Risk Register Update

Performance monitoring থেকে:

New risk;
Existing risk change;
Risk probability/impact change;
Risk response status change;

হতে পারে।

তখন Risk Register update করা হয়।

44. Schedule Forecasts Update

Current performance এবং trends-এর ভিত্তিতে future schedule forecast পরিবর্তিত হতে পারে।

Example

Baseline:

Completion = 30 September

New forecast:

Completion = 20 October

Schedule forecast update হবে।

45. Etc. — Outputs

Figure-এর Etc. additional relevant outputs বোঝায়।

46. Monitor and Control Project Performance — Real-Time Example

ধরা যাক একটি 1320 MW coal-fired power plant-এর Unit-2 control-system upgrade project চলছে।

Planned

Budget = $5 million
Completion = 30 September
Major milestone = FAT on 15 August

Current status

EV = $2.5M
PV = $3M
AC = $2.8M

EVM analysis

SV = EV − PV

= 2.5 − 3.0

= −$0.5M

→ Behind schedule

CV = EV − AC

= 2.5 − 2.8

= −$0.3M

→ Over budget

SPI = 2.5 / 3 = 0.83

→ Schedule performance poor

CPI = 2.5 / 2.8 = 0.89

→ Cost performance poor

এরপর Project Manager কী করবেন?

Step 1

Trend Analysis

দেখবেন delay এবং cost overrun trend বাড়ছে কি না।

Step 2

Root Cause Analysis

দেখবেন delay-এর root cause কী:

Vendor configuration delay?

নাকি:

Internal engineering delay?

Step 3

Alternative Analysis

সম্ভাব্য options:

Overtime;
Additional engineer;
Vendor escalation;
Work resequencing।

Step 4

Cost-Benefit Analysis

প্রতিটি option-এর cost বনাম expected benefit compare করবেন।

Step 5

Decision নেবেন।

Step 6

Stakeholders-এর জন্য:

Work Performance Report

তৈরি করবেন।

Step 7

যদি approved baseline change দরকার হয়:

Change Request

তৈরি করবেন।

Step 8

Approved হলে:

Project Management Plan / relevant project documents

update করবেন।

এটাই Monitor and Control Project Performance-এর complete practical application।

47. PMP Exam Question 1 — Basic

Project Manager নিয়মিত project-এর actual performance-এর সঙ্গে approved plan-এর performance compare করছেন এবং future cost ও schedule forecast তৈরি করছেন।

কোন process?

A. Manage Project Execution
B. Monitor and Control Project Performance
C. Manage Project Knowledge
D. Close Project or Phase

✅ উত্তর: B

কারণ processটির মূল উদ্দেশ্যই হলো:

Track + Review + Report overall project progress.

48. PMP Exam Question 2 — Variance Analysis

একটি project-এর planned cost $500,000 এবং actual cost $575,000। Project Manager এই deviation-এর magnitude এবং কারণ analyze করতে চান।

কোন technique সবচেয়ে appropriate?

A. Trend analysis

B. Variance analysis

C. Alternative analysis

D. Voting

✅ উত্তর: B — Variance Analysis

49. PMP Exam Question 3 — Trend Analysis

Project-এর monthly schedule performance:

Month 1: SPI = 0.98
Month 2: SPI = 0.94
Month 3: SPI = 0.88
Month 4: SPI = 0.82

Project Manager এই pattern দেখে future schedule deterioration predict করতে চান।

কোন technique?

A. Root cause analysis

B. Trend analysis

C. Cost-benefit analysis

D. Voting

✅ উত্তর: B — Trend Analysis

50. PMP Exam Question 4 — Root Cause

Project একটি major milestone-এ 20 days late। Project Manager শুধু delay report না করে delay-এর underlying reason identify করতে চান।

কোন technique?

A. Root cause analysis

B. Alternative analysis

C. Voting

D. Dashboard

✅ উত্তর: A

51. PMP Exam Question 5 — EVM

একটি project-এর:

PV = $200,000
EV = $160,000
AC = $180,000

Project-এর Schedule Variance কত?

A. +$40,000

B. −$40,000

C. −$20,000

D. +$20,000

Calculation

SV = EV − PV

= $160,000 − $200,000

= −$40,000

✅ উত্তর: B

Project is behind schedule।

52. PMP Exam Question 6 — CPI

PV = $500,000
EV = $400,000
AC = $500,000

CPI কত?

CPI = EV / AC

= 400,000 / 500,000

= 0.80

Interpretation

CPI < 1 → Over budget

✅ উত্তর: 0.80

53. PMP Exam Question 7 — Change Request

Performance monitoring-এর মাধ্যমে Project Manager দেখতে পেলেন যে approved baseline achieve করা সম্ভব নয়। একটি alternative approach project value improve করবে, কিন্তু baseline পরিবর্তন করতে হবে।

প্রথমে কী করা উচিত?

A. Baseline নিজে পরিবর্তন করা

B. Change request initiate করা

C. Project বন্ধ করা

D. Risk register delete করা

✅ উত্তর: B — Change Request

Approved change-এর জন্য appropriate change control process অনুসরণ করতে হবে। (studylib.net)

54. PMP Exam Question 8 — Dashboard

Senior management দ্রুত project-এর:

Cost
Schedule
Risk
Milestone
Issue

status দেখতে চায়।

কোন T&T সবচেয়ে appropriate?

A. Project dashboard

B. Root cause analysis

C. Voting

D. Expert judgment

✅ উত্তর: A — Project Dashboard

55. PMP Exam Question 9 — Information Radiator

একটি Agile team তাদের workspace-এ একটি বড় visible board ব্যবহার করছে যেখানে:

Work remaining;
Completed work;
Blocked items;
Sprint progress

সবাই সহজে দেখতে পারে।

কোন T&T?

A. Project dashboard

B. Information radiator

C. Cost-benefit analysis

D. Expert judgment

✅ উত্তর: B — Information Radiator

56. PMP Exam Question 10 — Alternative Analysis

একটি schedule delay recover করার জন্য Project Manager-এর তিনটি option আছে:

Overtime
Additional resources
Activity resequencing

তিনি options-এর performance/consequences compare করতে চান।

কোন technique?

A. Variance analysis

B. Alternative analysis

C. Root cause analysis

D. Trend analysis

✅ উত্তর: B

57. PMP Exam Question 11 — Cost-Benefit

Project Manager একটি recovery action-এর জন্য $100,000 খরচ করলে expected benefit $250,000 হবে বলে estimate করেছেন।

তিনি determine করতে চান actionটি economically justified কি না।

কোন technique?

A. Cost-benefit analysis

B. Root cause analysis

C. Trend analysis

D. Voting

✅ উত্তর: A

58. PMP Exam Question 12 — Work Performance Information

Project team raw measurements analyze করে দেখল:

Actual completion = 60%
Planned completion = 75%

এই analyzed information কোন category?

A. Work Performance Data

B. Work Performance Information

C. Work Performance Report

D. Project Management Plan

✅ উত্তর: B — Work Performance Information

59. PMP Exam Question 13 — Work Performance Report

Project Manager analyzed performance information stakeholders-এর কাছে monthly status report হিসেবে উপস্থাপন করতে চান।

কোন output?

A. Work performance reports

B. Work performance information

C. Project documents

D. Agreements

✅ উত্তর: A — Work Performance Reports

Shortcut

Data → Information → Report

60. PMP Exam Question 14 — Risk

Performance monitoring-এর সময় দেখা গেল একটি existing risk-এর probability significantly বেড়েছে।

কোন project document update করা উচিত?

A. Risk register

B. Milestone list

C. Basis of estimates

D. Stakeholder register

✅ উত্তর: A — Risk Register

61. PMP Exam Question 15 — Difficult Scenario

একটি project-এর SPI গত চার মাস ধরে:

0.97 → 0.93 → 0.88 → 0.81

Project Manager প্রথমে trend analyze করে দেখলেন schedule performance ক্রমশ deteriorating। এরপর root cause analysis করে জানলেন vendor delivery delay প্রধান কারণ। Management-কে current status ও forecast জানাতে একটি report তৈরি করলেন।

এই scenario-তে কোন তিনটি T&T/output সবচেয়ে directly involved?

A. Trend analysis + Root cause analysis + Work performance report

B. Voting + Checklist + Quality report

C. Inspection + Testing + Validated deliverable

D. Storytelling + Retrospective + Lessons learned

✅ উত্তর: A

কারণ:

Trend → Pattern

Root Cause → Why

Work Performance Report → Communicate results

62. Figure 2-9 Memorization Technique

INPUTS

P – D – W – A – E – O

P = Project Management Plan
→ Any component

D = Project Documents
→ Assumption log
→ Basis of estimates
→ Cost forecasts
→ Issue log
→ Lessons learned register
→ Milestone list
→ Quality reports
→ Risk register
→ Risk report
→ Schedule forecasts

W = Work Performance Information

A = Agreements

E = Enterprise Environmental Factors

O = Organizational Process Assets

+ Etc.

63. TOOLS & TECHNIQUES Memorization

E – D – D – M – D – V – I

E = Expert Judgment

D = Data Analysis

Alternative analysis
Cost-benefit analysis
Earned value analysis
Root cause analysis
Trend analysis
Variance analysis

D = Decision-Making

Voting

M = Meetings

D = Project Dashboards

V = Visual Controls

I = Information Radiators

+ Etc.

64. OUTPUTS Memorization

W – C – P – D

W = Work Performance Reports

C = Change Requests

P = Project Management Plan Updates
→ Any component

D = Project Document Updates
→ Cost forecasts
→ Issue log
→ Lessons learned register
→ Risk register
→ Schedule forecasts

+ Etc.

65. Figure 2-9 — এক লাইনে Revision

Plan + Project Documents + Performance Information + Agreements + Environment + OPA → Expert Judgment + Data Analysis + Decision-Making + Meetings + Dashboards + Visual Controls + Information Radiators → Performance Reports + Change Requests + Plan Updates + Document Updates

66. PMP Exam-এর জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ 12টি Rule

Scenario	Correct Concept
Actual vs Plan	Variance Analysis
Pattern over time	Trend Analysis
Why did problem happen?	Root Cause Analysis
Multiple possible solutions	Alternative Analysis
Is benefit worth cost?	Cost-Benefit Analysis
Scope + Cost + Schedule performance	Earned Value Analysis
Expert experience needed	Expert Judgment
Team vote করে decision	Voting
Performance discussion	Meetings
Management-এর quick visual status	Project Dashboard
Highly visible project information	Information Radiator
Baseline change required	Change Request → Change Control

67. সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ PMP Concept

Monitor and Control Project Performance-কে শুধু “status report তৈরি করা” হিসেবে মনে রাখবেন না।

এর পুরো logic হলো:

Measure → Compare → Analyze → Forecast → Decide → Act → Report → Update

অর্থাৎ:

1. Measure
Actual performance সংগ্রহ করুন।

2. Compare
Plan/baseline-এর সঙ্গে compare করুন।

3. Analyze
Variance, trend, EVM, root cause ইত্যাদি ব্যবহার করুন।

4. Forecast
Future cost/schedule কী হবে দেখুন।

5. Decide
কোন action নেওয়া উচিত নির্ধারণ করুন।

6. Act
Corrective/preventive action অথবা change request নিন।

7. Report
Stakeholders-কে Work Performance Report দিন।

8. Update
প্রয়োজন অনুযায়ী project management plan এবং project documents update করুন।

PMBOK 8 বিশেষভাবে উল্লেখ করে যে এই process-এর মাধ্যমে performance বনাম plan evaluate করা, resource utilization ও completed work track করা, stakeholders-কে information দেওয়া, deliverables planned benefits-এর দিকে এগোচ্ছে কি না দেখা, risks monitor করা এবং project goals/constraints অনুযায়ী sourcing strategy update করাও অন্তর্ভুক্ত। (studylib.net)

⭐ Final PMP Mindset

“Monitor = What is happening?
Analyze = Why is it happening?
Forecast = What will happen?
Control = What should we do?
Report = Who needs to know?
Change = What must be formally approved?”

এই sequence-টি বুঝতে পারলে Figure 2-9-এর ITTO-based এবং scenario-based PMP questions অনেক সহজ হয়ে যাবে।