Monitor Communications — PMBOK® Guide 8th Edition
Monitor Communications হলো Stakeholders Performance Domain-এর একটি গুরুত্বপূর্ণ process। এর মূল উদ্দেশ্য হলো প্রকল্প ও stakeholder-দের information needs পূরণ হচ্ছে কি না, communication কার্যকরভাবে কাজ করছে কি না এবং সঠিক তথ্য সঠিক stakeholder-এর কাছে সঠিকভাবে পৌঁছাচ্ছে কি না তা পর্যবেক্ষণ করা।
PMBOK® 8th Edition অনুযায়ী এর key benefit হলো Communications Management Plan এবং Stakeholder Engagement Plan অনুযায়ী optimal information flow নিশ্চিত করা। এই process পুরো project জুড়েই চলমান থাকে। (studylib.net)
PMP Exam-এর জন্য মূল ধারণা:
Manage Communications = তথ্য/বার্তা deliver করা
Monitor Communications = communication কার্যকর হচ্ছে কি না verify করা এবং প্রয়োজনে adjust করা
1. PMBOK 8th Edition Figure 2-39 — ITTO
PMBOK 8th Edition-এর Figure 2-39 অনুযায়ী Monitor Communications-এর ITTO হলো: (studylib.net)
| Inputs | Tools & Techniques | Outputs |
|---|---|---|
| Project management plan | Expert judgment | Work performance information |
| → Resource management plan | Project management information system | Change requests |
| → Communications management plan | Data representation | Project management plan updates |
| → Stakeholder engagement plan | → Stakeholder engagement assessment matrix | → Communications management plan |
| Project documents | Interpersonal and team skills | → Stakeholder engagement plan |
| → Issue log | → Observation/conversation | Project document updates |
| → Lessons learned register | Meetings | → Issue log |
| → Project communications | → Lessons learned register | |
| Work performance data | → Stakeholder register | |
| Enterprise environmental factors | ||
| Organizational process assets |
2. Monitor Communications-এর মূল উদ্দেশ্য
সহজভাবে বললে:
Plan Communications Management-এ আমরা ঠিক করি—
“কাকে কী information, কখন, কীভাবে এবং কোন channel-এ দেব?”
Manage Communications-এ আমরা সেই communication বাস্তবে করি—
“ঠিক করা information stakeholder-দের কাছে পাঠাই/দিই।”
Monitor Communications-এ আমরা যাচাই করি—
“Communication ঠিকমতো কাজ করছে কি? Stakeholder information পাচ্ছে ও বুঝছে কি? কোনো gap আছে কি?”
যদি দেখা যায় communication কার্যকর হচ্ছে না, তাহলে communication approach পরিবর্তন, plan update বা change request করা হতে পারে।
3. INPUTS — প্রতিটি Input-এর Function
3.1 Project Management Plan
PMBOK 8th Edition-এ এই input-এর অধীনে তিনটি গুরুত্বপূর্ণ component রয়েছে: (studylib.net)
A. Resource Management Plan
এটি বলে দেয় project resources কীভাবে manage করা হবে।
Monitor Communications-এ এর কাজ:
- Communication-এর জন্য কে দায়িত্বশীল তা বোঝা
- কোন team member কোন information handle করবে তা যাচাই করা
- Communication-related resource যথেষ্ট আছে কি না দেখা
- Resource constraint-এর কারণে communication সমস্যা হচ্ছে কি না বোঝা
উদাহরণ
একটি power plant project-এ EPC contractor-এর weekly technical report একজন Electrical Engineer review করবেন।
যদি তিনি একই সঙ্গে commissioning-এর অনেক কাজ করেন এবং report review করতে না পারেন, তাহলে communication delay হতে পারে।
তখন Resource Management Plan দেখে বোঝা যাবে resource allocation পরিবর্তনের প্রয়োজন আছে কি না।
3.2 Communications Management Plan
এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ input-গুলোর একটি।
এতে সাধারণত থাকে:
- কোন information কে পাবে
- কখন পাবে
- কোন format-এ পাবে
- কোন communication method ব্যবহার হবে
- communication frequency
- escalation method
- formal/informal communication requirements
Monitor Communications-এর কাজ হলো যাচাই করা—বাস্তবে communication plan অনুযায়ী হচ্ছে কি না।
উদাহরণ
Plan বলছে:
Project Manager-কে প্রতি Friday weekly progress report দিতে হবে।
কিন্তু বাস্তবে report Monday-তে যাচ্ছে।
তাহলে Monitor Communications-এর মাধ্যমে এই deviation identify করা হবে।
3.3 Stakeholder Engagement Plan
এটি বলে দেয় stakeholder-দের কীভাবে engage করা হবে।
Monitor Communications-এর সময় দেখা হয়:
- Stakeholder প্রয়োজনীয় information পাচ্ছে কি না
- Communication stakeholder-এর প্রত্যাশা অনুযায়ী হচ্ছে কি না
- Communication-এর frequency যথেষ্ট কি না
- Stakeholder-এর communication preference পরিবর্তিত হয়েছে কি না
গুরুত্বপূর্ণ PMP distinction
Stakeholder engagement problem এবং communication problem এক জিনিস নয়।
Communication ঠিকমতো হচ্ছে, কিন্তু stakeholder এখনও resistant হলে → stakeholder engagement issue হতে পারে।
Communication-ই stakeholder-এর কাছে পৌঁছাচ্ছে না বা বুঝতে সমস্যা হচ্ছে → communication issue।
4. Project Documents
PMBOK 8th Edition Figure 2-39-এ তিনটি project document বিশেষভাবে দেওয়া আছে। (studylib.net)
4.1 Issue Log
Issue log-এ project-এর existing problems/concerns record করা হয়।
Monitor Communications-এর সময় issue log ব্যবহার করে দেখা হয়:
- Communication-related কোনো issue আছে কি না
- একই communication problem বারবার হচ্ছে কি না
- কোন stakeholder information পাচ্ছে না
- Miscommunication-এর কারণে issue তৈরি হয়েছে কি না
Example
Client বারবার বলছে:
“We are not receiving updated progress information.”
Issue log দেখে PM বুঝতে পারেন communication process-এ সমস্যা আছে।
5. Lessons Learned Register
আগের communication experience থেকে কী শেখা হয়েছে তা এখানে পাওয়া যায়।
Monitor Communications-এর সময় এটি ব্যবহার করে:
- কোন communication method ভালো কাজ করেছে
- কোন method কাজ করেনি
- stakeholder কোন format পছন্দ করেছে
- কোথায় misunderstanding হয়েছে
- ভবিষ্যতে কীভাবে communication improve করা যায়
Example
আগের project-এ দেখা গেল:
50-page technical report কেউ পড়ছে না।
Lessons learned থেকে বোঝা গেল:
Executive summary + dashboard ব্যবহার করলে stakeholder response অনেক ভালো হয়।
এটি বর্তমান project-এর communication monitoring-এ কাজে লাগতে পারে।
6. Project Communications
এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
Project communications বলতে বোঝায় project-এ বাস্তবে যে communication হয়েছে, যেমন:
- Emails
- Meeting minutes
- Progress reports
- Presentations
- Notices
- Memos
- Dashboards
- Status updates
Monitor Communications-এ এগুলো review করে দেখা হয়:
“Communication actually happened, but was it effective?”
এখানেই Manage বনাম Monitor Communications distinction খুব গুরুত্বপূর্ণ।
7. Work Performance Data
Work Performance Data হলো project execution থেকে পাওয়া raw/observed data।
Communication monitoring-এর ক্ষেত্রে এগুলো ব্যবহার করে বোঝা যায়:
- কতগুলো report সময়মতো পাঠানো হয়েছে
- কতগুলো meeting হয়েছে
- কতগুলো communication delay হয়েছে
- কতগুলো information request এসেছে
- কতগুলো clarification দরকার হয়েছে
- Communication response time কেমন
Example
ধরা যাক:
১০টি weekly report-এর মধ্যে ৬টি সময়মতো পাঠানো হয়েছে।
তাহলে:
Work Performance Data → 6/10 reports on time
এই raw data analyze করে পরে Work Performance Information তৈরি হতে পারে।
8. Enterprise Environmental Factors — EEFs
EEF হলো organization/project environment-এর এমন factors যেগুলো project team's control-এর বাইরে বা partially outside control।
Monitor Communications-এ উদাহরণ:
- Organizational culture
- Existing communication technology
- Geographic distribution
- Language differences
- Government regulations
- Organizational communication policies
- Existing information systems
Example
Project team China, Bangladesh এবং Germany-তে distributed।
Time zone এবং language difference-এর কারণে communication delay হচ্ছে।
এটি EEF হিসেবে communication monitoring-এ বিবেচনা করা হবে।
9. Organizational Process Assets — OPAs
Organization-এর existing resources, policies, procedures এবং historical information।
উদাহরণ:
- Communication templates
- Previous project reports
- Email/reporting procedures
- Organizational policies
- Lessons learned database
- Standard communication procedures
এগুলো দেখে project team communication performance evaluate করতে পারে।
10. TOOLS & TECHNIQUES
PMBOK 8th Edition Figure 2-39-এ পাঁচটি প্রধান Tools & Techniques রয়েছে। (studylib.net)
10.1 Expert Judgment
Function
Communication effectiveness evaluate করার জন্য subject matter expert-এর knowledge ব্যবহার করা।
Expert হতে পারেন:
- Project Manager
- Communication specialist
- Stakeholder management expert
- Technical expert
- Organizational communication expert
Example
একটি highly technical project-এ client বারবার technical report ভুল বুঝছে।
Communication expert review করে বললেন:
Report-এ technical jargon বেশি ব্যবহার করা হচ্ছে।
তাহলে communication format পরিবর্তন করা যেতে পারে।
PMP clue
Question-এ যদি লেখা থাকে:
“The project manager consults an experienced communication specialist…”
→ Expert Judgment
11. Project Management Information System — PMIS
PMIS হলো information collect, store, process এবং distribute করার জন্য ব্যবহৃত system।
Monitor Communications-এ PMIS ব্যবহার করা যায়:
- Communication tracking
- Report tracking
- Dashboard
- Email/report history
- Stakeholder information
- Communication status
- Document repository
- Performance information
Example
PMIS dashboard দেখাচ্ছে:
| Communication | Planned | Actual |
|---|---|---|
| Weekly report | 10 | 10 |
| Client meeting | 8 | 6 |
| Monthly report | 4 | 3 |
Project Manager বুঝতে পারবেন communication plan পুরোপুরি follow হচ্ছে না।
12. Data Representation — Stakeholder Engagement Assessment Matrix
এটি PMBOK 8 Figure 2-39-এর একটি বিশেষ T&T।
Stakeholder Engagement Assessment Matrix ব্যবহার করে stakeholder-এর:
Current engagement level বনাম Desired engagement level
তুলনা করা যায়।
সাধারণভাবে stakeholder engagement অবস্থার gap বোঝার জন্য এটি ব্যবহার করা হয়।
Example
একজন গুরুত্বপূর্ণ client-এর:
Desired = Supportive
কিন্তু
Current = Neutral
তাহলে engagement gap রয়েছে।
এটি দেখে project manager communication strategy পরিবর্তন করতে পারেন।
PMP Exam Tip
যদি প্রশ্নে থাকে:
“The project manager compares the stakeholder's current engagement level with the desired level.”
উত্তর হবে:
Stakeholder Engagement Assessment Matrix
13. Interpersonal and Team Skills — Observation/Conversation
এখানে PM stakeholder এবং team members-এর:
- আচরণ
- response
- feedback
- understanding
- communication reaction
observe করেন এবং conversation-এর মাধ্যমে information সংগ্রহ করেন।
Example
Meeting-এ project manager লক্ষ্য করলেন:
Client বারবার একই প্রশ্ন করছে।
তিনি conversation-এর মাধ্যমে বুঝলেন client-এর কাছে project status information যথেষ্ট clear নয়।
তখন communication approach পরিবর্তন করা যেতে পারে।
PMP clue
Observe + talk/listen to stakeholders → Observation/Conversation
14. Meetings
Meeting ব্যবহার করা হয় communication effectiveness review করার জন্য।
উদাহরণ:
- Project review meeting
- Stakeholder meeting
- Status meeting
- Team meeting
- Lessons learned meeting
Meeting-এ আলোচনা হতে পারে:
- Information যথাসময়ে পাওয়া যাচ্ছে কি না
- Communication clear কি না
- কোন stakeholder বাদ পড়ছে কি না
- Communication frequency যথেষ্ট কি না
- কোন communication channel পরিবর্তন করা দরকার কি না
15. OUTPUTS — প্রতিটি Output-এর Function
PMBOK 8th Edition Figure 2-39-এ চারটি প্রধান output রয়েছে। (studylib.net)
15.1 Work Performance Information
এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ PMP concept।
Work Performance Data → analysis → Work Performance Information
Monitor Communications-এর মাধ্যমে communication performance analyze করে meaningful information তৈরি করা হয়।
Example
Raw data:
20টি report-এর মধ্যে 5টি late।
Analysis:
25% reports were delayed, indicating communication delivery performance is below the planned target.
এই analyzed result হলো Work Performance Information।
16. Change Requests
Monitor Communications-এর মাধ্যমে যদি দেখা যায় existing communication approach যথেষ্ট কার্যকর নয়, তাহলে change request তৈরি হতে পারে।
Example
Current:
Monthly stakeholder meeting
কিন্তু project-এর complexity বেড়ে যাওয়ায় stakeholder-এর আরও frequent communication দরকার।
Proposal:
Monthly → Biweekly meeting
এটি approved change-এর জন্য Change Request হতে পারে।
PMP Exam Tip
Communication problem identify করার পর শুধু নিজে plan change করে ফেলবেন না।
যদি formal change-এর প্রয়োজন হয়:
Identify → Change Request → Perform Integrated Change Control
17. Project Management Plan Updates
PMBOK 8th Edition Figure 2-39 অনুযায়ী এখানে দুটি component বিশেষভাবে উল্লেখ করা হয়েছে:
A. Communications Management Plan
Communication monitoring-এর ফলাফল অনুযায়ী update হতে পারে:
- Communication frequency
- Communication method
- Communication channel
- Information format
- Stakeholder communication needs
Example
আগে:
Monthly written report
পরে stakeholder-এর needs অনুযায়ী:
Weekly dashboard + monthly detailed report
B. Stakeholder Engagement Plan
Stakeholder-এর needs বা engagement condition পরিবর্তিত হলে plan update হতে পারে।
Example
একজন stakeholder আগে:
Neutral
এখন project-এর কারণে:
Supportive
অথবা গুরুত্বপূর্ণ stakeholder-এর engagement কমে গেলে communication/engagement strategy পরিবর্তন হতে পারে।
18. Project Document Updates
Figure 2-39 অনুযায়ী প্রধানত তিনটি document update হতে পারে। (studylib.net)
A. Issue Log
নতুন communication-related issue identify হলে record/update করা হয়।
B. Lessons Learned Register
Communication থেকে নতুন lesson পাওয়া গেলে record করা হয়।
C. Stakeholder Register
Stakeholder-এর information বা communication-related characteristics পরিবর্তিত হলে update করা হয়।
যেমন:
- Stakeholder role পরিবর্তন
- Contact information পরিবর্তন
- Communication preference পরিবর্তন
- Stakeholder classification/relationship পরিবর্তন
19. একটি Real-Time Project Example
ধরা যাক আপনি একটি 1320 MW thermal power plant project-এ কাজ করছেন।
Project communication plan অনুযায়ী:
EPC Contractor প্রতি সপ্তাহে Owner-কে progress report দেবে।
কিন্তু কয়েক সপ্তাহ ধরে দেখা গেল:
- Report late হচ্ছে
- Report-এ গুরুত্বপূর্ণ technical information নেই
- Owner-এর technical team বারবার clarification চাইছে
- Senior management timely information পাচ্ছে না
Monitor Communications কীভাবে কাজ করবে?
Step 1 — Inputs
Communication Management Plan review করা হবে।
Step 2 — Project Communications
আগের reports/emails review করা হবে।
Step 3 — Work Performance Data
কতগুলো report late হয়েছে তা collect করা হবে।
Step 4 — PMIS
Communication performance tracking করা হবে।
Step 5 — Observation/Conversation
Stakeholder-এর কাছ থেকে feedback নেওয়া হবে।
Step 6 — Assessment
Communication gap identify করা হবে।
Step 7 — Output
প্রয়োজনে:
- Work Performance Information তৈরি হবে
- Change Request করা হবে
- Communications Management Plan update হবে
- Issue Log update হবে
- Lessons Learned Register update হবে
এটাই Monitor Communications।
20. PMP Exam-এর জন্য Manage vs Monitor Communications
| বিষয় | Manage Communications | Monitor Communications |
|---|---|---|
| মূল কাজ | Communication তৈরি/বিতরণ | Communication effectiveness monitor |
| Focus | Deliver information | Verify information flow |
| কখন | Communication execution | পুরো project জুড়ে monitoring |
| প্রশ্ন | “Information কীভাবে deliver করব?” | “Information ঠিকমতো পৌঁছাচ্ছে/বোঝা যাচ্ছে কি?” |
| Typical action | Reports, meetings, emails | Feedback, observation, analysis |
| Output | Project communications | Work performance information, change requests, plan/document updates |
21. PMP Exam Question — Scenario Based
Question
A project manager is leading a large infrastructure project. The communications management plan requires the project team to send a weekly progress report to the project sponsor. After several weeks, the sponsor complains that the reports are difficult to understand and do not contain the information needed to make decisions.
The project manager reviews previous project communications, discusses the issue with the sponsor, and analyzes communication performance. The project manager determines that the communication format and frequency need to be changed.
What should the project manager do NEXT?
A. Continue sending the reports according to the existing communications management plan.
B. Update the communications management plan immediately without approval.
C. Submit a change request to modify the communications approach and update the appropriate project documents.
D. Replace the sponsor with another stakeholder who can understand the reports.
Correct Answer: C
কেন C সঠিক?
এখানে project manager ইতিমধ্যে:
- Existing communication review করেছেন
- Stakeholder-এর feedback নিয়েছেন
- Communication performance analyze করেছেন
- Communication gap identify করেছেন
এখন communication approach পরিবর্তন করতে হবে।
যদি approved plan পরিবর্তনের প্রয়োজন হয়, তাহলে Change Request তৈরি করতে হবে এবং appropriate change control process অনুসরণ করতে হবে।
এটি Monitor Communications-এর একটি গুরুত্বপূর্ণ output। PMBOK 8 Figure 2-39-এ Change Requests এবং Communications Management Plan / Stakeholder Engagement Plan updates output হিসেবে রয়েছে। (studylib.net)
কেন অন্যগুলো ভুল?
A. Continue as-is ❌
Stakeholder clearly বলছে communication needs পূরণ হচ্ছে না। তাই একই approach চালিয়ে যাওয়া সঠিক নয়।
B. Update immediately without approval ❌
Approved project management plan পরিবর্তন করার ক্ষেত্রে appropriate change control process অনুসরণ করতে হয়।
D. Replace sponsor ❌
Communication problem-এর সমাধান stakeholder পরিবর্তন করা নয়।
22. PMP Exam-এর জন্য Golden Rule
Monitor Communications = “Is communication working?”
Question-এ নিচের ধরনের clue থাকলে Monitor Communications চিনবেন:
- Stakeholder is not receiving required information
- Information is unclear
- Stakeholder complains about communication
- Wrong communication channel
- Communication frequency is insufficient
- Repeated clarification requests
- Communication effectiveness is being evaluated
- Current vs desired stakeholder engagement is assessed
- Communication plan needs adjustment
সহজে মনে রাখুন:
Plan → What communication is needed?
Manage → Deliver the communication.
Monitor → Check whether the communication is effective.
If not effective → Adjust / Change Request / Update plans & documents.
PMBOK 8th Edition-এর Figure 2-39 অনুযায়ী Monitor Communications-এর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ exam concept হলো communication “sent” হয়েছে কি না নয়; বরং stakeholder-এর information need কার্যকরভাবে পূরণ হয়েছে কি না। (studylib.net)
Comments
Post a Comment