Manage Communications — PMBOK® Guide 8th Edition
PMBOK® Guide 8th Edition-এর Stakeholders Performance Domain-এ Manage Communications হলো এমন একটি process যার মাধ্যমে project information সময়মতো এবং উপযুক্তভাবে collect, create, distribute, store, retrieve, manage, monitor এবং ultimately dispose করা হয়। এর মূল উদ্দেশ্য হলো project team ও stakeholders-এর মধ্যে efficient and effective information flow নিশ্চিত করা।
PMBOK 8th Edition-এর Figure 2-37 অনুযায়ী Inputs, Tools & Techniques এবং Outputs নিচে দেওয়া হলো।
1. Manage Communications-এর মূল উদ্দেশ্য
সহজভাবে বললে:
Plan Communications Management = কীভাবে communication হবে তা পরিকল্পনা করা।
Manage Communications = সেই communication plan বাস্তবে execute করা।
Monitor Communications = communication ঠিকমতো কাজ করছে কি না যাচাই করা।
উদাহরণ:
একটি 1320 MW power plant project-এ Project Manager ঠিক করেছেন—
- EPC contractor-কে weekly progress report দেওয়া হবে।
- Owner-কে monthly management report দেওয়া হবে।
- Critical issue হলে 24 ঘণ্টার মধ্যে escalation করা হবে।
- Site meeting প্রতি সপ্তাহে হবে।
এগুলো Plan Communications Management-এর বিষয়।
কিন্তু বাস্তবে—
- weekly report তৈরি করা,
- meeting করা,
- presentation দেওয়া,
- contractor-কে issue জানানো,
- stakeholder-এর feedback নেওয়া,
- updated information distribute করা,
এসব হলো Manage Communications।
2. PMBOK 8th Edition Figure 2-37 — Complete ITTO
Inputs
Project Management Plan
Resource Management Plan
Communications Management Plan
Stakeholder Engagement Plan
Project Documents
Change Log
Issue Log
Lessons Learned Register
Quality Report
Risk Report
Stakeholder Register
Work Performance Reports
Enterprise Environmental Factors
Organizational Process Assets
Tools & Techniques
Communication Technology
Communication Methods
Communication Skills
Communication Competence
Feedback
Nonverbal Communication
Presentations
Project Management Information System (PMIS)
Project Reporting
Interpersonal and Team Skills
- Active Listening
Conflict Management
Cultural Awareness
Meeting Management
Networking
Political Awareness
Meetings
Outputs
Project Communications
Project Management Plan Updates
- Communications Management Plan
Stakeholder Engagement Plan
Project Document Updates
- Issue Log
- Lessons Learned Register
- Project Schedule
- Risk Register
Stakeholder Register
Organizational Process Asset Updates
PMBOK-এর Figure 2-37-তে এই ITTO-গুলোই দেওয়া হয়েছে। (Dr. Hajiyakhchali)
3. Inputs-এর প্রত্যেকটির Function
A. Project Management Plan
এটি Manage Communications-এর একটি গুরুত্বপূর্ণ input। এর মধ্যে তিনটি নির্দিষ্ট component Figure 2-37-এ দেওয়া আছে।
1. Resource Management Plan
Function: কে কোন communication-related কাজ করবে এবং project resources কীভাবে communication-এর কাজে ব্যবহৃত হবে তা বুঝতে সাহায্য করে।
উদাহরণ:
Project-এ নির্ধারিত আছে—
- Project Manager → Client communication
- Electrical Manager → Electrical technical report
- QA/QC Manager → Quality report
- Planning Manager → Progress report
তাহলে কে কোন stakeholder-কে information দেবে তা Resource Management Plan থেকে বোঝা যায়।
PMP Exam clue:
যদি question-এ communication-এর জন্য কোন resource/person responsible—এই বিষয়টি আসে, Resource Management Plan relevant হতে পারে।
2. Communications Management Plan
Function: কী information, কাকে, কখন, কীভাবে এবং কোন format-এ দেওয়া হবে—তার framework দেয়।
যেমন:
| Communication | Stakeholder | Frequency | Method |
|---|---|---|---|
| Progress Report | Owner | Weekly | |
| Management Report | Sponsor | Monthly | Presentation |
| Critical Issue | Project Director | Immediately | Phone + Email |
| Technical Meeting | EPC | Weekly | Meeting |
Manage Communications-এর সময় এই plan অনুসরণ করে actual communication করা হয়।
মনে রাখুন:
Communications Management Plan বলে “communication কীভাবে manage করতে হবে।”
3. Stakeholder Engagement Plan
Function: বিভিন্ন stakeholder-এর প্রয়োজন ও engagement strategy অনুযায়ী communication adjust করতে সাহায্য করে।
উদাহরণ:
একজন Project Director শুধু high-level summary চান।
অন্যদিকে Electrical Engineer চান:
- detailed drawing,
- test report,
- technical data,
- failure analysis।
তাই দুজনকে একই ধরনের information পাঠানো হবে না।
PMP concept:
Communication must be tailored to stakeholder needs.
B. Project Documents
1. Change Log
Function: Project-এ approved/proposed changes কী হয়েছে তা communication-এর সময় বিবেচনা করতে সাহায্য করে।
উদাহরণ:
Original project scope:
2 × 660 MW units
পরে approved change হলো:
Additional CEMS modification.
এই change-এর impact সংশ্লিষ্ট stakeholder-কে communicate করতে হবে।
2. Issue Log
Function: Current project issues সম্পর্কে information দেয়, যা stakeholder communication-এর প্রয়োজন তৈরি করতে পারে।
উদাহরণ:
Issue:
FGD SO₂ emission limit exceed করছে।
Project Manager issue log দেখে Owner ও EPC Contractor-কে appropriate communication করতে পারেন।
PMP clue:
Issue = বর্তমান সমস্যা।
3. Lessons Learned Register
Function: আগের experience থেকে শেখা বিষয়গুলো communication process উন্নত করতে ব্যবহার করা হয়।
উদাহরণ:
আগের project-এ দেখা গেছে:
Technical reports email করলে stakeholders অনেক সময় miss করে।
Lesson:
Critical technical information meeting-এ explain করে তারপর email করতে হবে।
এটি future communication-এর quality উন্নত করবে।
4. Quality Report
Function: Quality performance বা quality-related findings stakeholder-দের communicate করার জন্য information দেয়।
উদাহরণ:
Inspection report-এ পাওয়া গেল:
Transformer insulation resistance test failed.
এই information সংশ্লিষ্ট stakeholder-কে communicate করতে হবে।
5. Risk Report
Function: Project-এর identified risks, risk response এবং risk status সম্পর্কে communication করার ভিত্তি দেয়।
উদাহরণ:
Risk:
Coal-এর high sulfur content-এর কারণে SO₂ emission বাড়তে পারে।
Risk report-এর information ব্যবহার করে management-কে warning দেওয়া যেতে পারে।
6. Stakeholder Register
Function: কে stakeholder, তার role, interest, influence এবং প্রয়োজনীয় information সম্পর্কে reference দেয়।
উদাহরণ:
একজন stakeholder:
Environmental Authority
তাকে emission-related information বেশি দিতে হবে।
অন্য stakeholder:
Finance Manager
তাকে cost-related information বেশি দিতে হবে।
C. Work Performance Reports
Function: Project-এর actual performance stakeholder-দের communicate করার জন্য data প্রদান করে।
এর মধ্যে থাকতে পারে:
- Schedule performance
- Cost performance
- Quality performance
- Risk status
- Progress
- Milestones
- Resource utilization
উদাহরণ:
Planned progress = 80%
Actual progress = 72%
এই performance gap management-কে report করা হবে।
D. Enterprise Environmental Factors — EEF
Function: Organization বা external environment-এর communication-এর উপর প্রভাব ফেলা conditions সম্পর্কে information দেয়।
উদাহরণ:
- Organizational culture
- Communication infrastructure
- Available technology
- Government regulations
- Geographic distribution
- Language
- Time zones
একটি multinational project-এ Bangladesh, China এবং Germany-এর team থাকলে time zone ও cultural differences communication-এ impact করবে।
E. Organizational Process Assets — OPA
Function: Organization-এর existing communication-related resources ব্যবহার করতে সাহায্য করে।
যেমন:
- Communication templates
- Report formats
- Meeting templates
- Historical reports
- Lessons learned
- Corporate communication procedures
- Document management procedures
উদাহরণ:
Company-এর standard weekly progress report template থাকলে Project Manager সেটিই ব্যবহার করবেন।
4. Tools & Techniques-এর প্রত্যেকটির Function
এখানেই PMP পরীক্ষায় সবচেয়ে বেশি conceptual question আসতে পারে।
1. Communication Technology
Communication Technology = information transfer করার technology/tool।
উদাহরণ:
- Video conference
- Microsoft Teams
- Project portal
- Document management system
- Mobile communication
- Collaboration platform
Function
সঠিক stakeholder-এর কাছে সঠিক information দ্রুত পৌঁছে দেওয়া।
Example
EPC Contractor China-তে এবং Owner Bangladesh-এ।
তাই:
Teams + Email + Document Management System
ব্যবহার করা হলো।
এটি Communication Technology।
2. Communication Methods
Communication Methods হলো কীভাবে communication করা হবে।
সাধারণভাবে:
Interactive
দুই বা ততোধিক পক্ষের real-time interaction।
উদাহরণ:
- Meeting
- Video conference
- Phone call
Push
Information নির্দিষ্ট recipient-এর কাছে পাঠানো হয়।
উদাহরণ:
- Letter
- Report
Pull
Stakeholder প্রয়োজন অনুযায়ী information সংগ্রহ করে।
উদাহরণ:
- Project portal
- Shared database
- Document repository
PMP Tip
“How is information delivered?” → Communication Method চিন্তা করুন।
3. Communication Skills
PMBOK 8th Edition Figure 2-37-এ Communication Skills-এর অধীনে চারটি বিষয় রয়েছে। (Dr. Hajiyakhchali)
A. Communication Competence
Function: Information clearly, appropriately এবং effectively communicate করার ability।
উদাহরণ:
Technical issue-কে এমনভাবে explain করা যাতে non-technical Project Director-ও বুঝতে পারেন।
B. Feedback
Function: Receiver information বুঝেছে কি না এবং communication effective হয়েছে কি না তা নিশ্চিত করা।
উদাহরণ:
Project Manager বললেন:
“Please confirm whether you understood the corrective action.”
Stakeholder উত্তর দিলেন:
“Yes, EPC will submit the revised logic diagram by Thursday.”
এখানে feedback communication-এর effectiveness নিশ্চিত করছে।
PMP clue
যদি question-এ থাকে:
“The sender wants to confirm that the receiver understood the message.”
তাহলে Feedback অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ clue।
C. Nonverbal Communication
শুধু কথা নয়, body language, facial expression, gesture, eye contact ইত্যাদিও communication-এর অংশ।
উদাহরণ:
Meeting-এ stakeholder বলছেন:
“Everything is okay.”
কিন্তু তার facial expression ও body language clearly disagreement দেখাচ্ছে।
Project Manager-কে nonverbal signal লক্ষ্য করতে হবে।
D. Presentations
Function: Complex বা important information structured manner-এ stakeholder-দের কাছে উপস্থাপন করা।
উদাহরণ:
Management meeting-এ:
- Project progress
- Cost variance
- Schedule delay
- Major risks
- Corrective actions
PowerPoint presentation-এর মাধ্যমে দেখানো হলো।
4. Project Management Information System — PMIS
Function: Project information collect, store, distribute এবং manage করতে সাহায্য করে।
উদাহরণ:
- Project dashboard
- Document management
- Schedule system
- Collaboration platform
- Reporting system
ধরুন Project Manager dashboard-এ দেখলেন:
Schedule = 12 days behind
এই information management team-এর কাছে report করা হলো।
PMP Exam Tip
PMIS = Project information-এর technology/system
5. Project Reporting
Function: Project performance information-কে appropriate format-এ stakeholder-এর কাছে উপস্থাপন করা।
উদাহরণ:
Monthly Project Report:
- Progress = 85%
- Planned = 90%
- Schedule variance = -5%
- Major risk = Boiler commissioning delay
- Corrective action = Additional testing team
এটি Project Reporting।
6. Interpersonal and Team Skills
Figure 2-37-এ ছয়টি specific skill দেওয়া আছে। (Dr. Hajiyakhchali)
A. Active Listening
শুধু stakeholder কী বলছে তা শোনা নয়; তার meaning, concern এবং expectation বুঝে নেওয়া।
উদাহরণ:
Stakeholder বললেন:
“We are concerned about the testing schedule.”
Project Manager শুধু শুনলেন না; follow-up question করলেন:
“Which testing milestone creates the greatest concern?”
এটি Active Listening।
B. Conflict Management
Stakeholder বা team member-এর মধ্যে disagreement হলে তা constructively resolve করা।
উদাহরণ:
EPC বলছে:
Equipment design ঠিক আছে।
Owner বলছে:
Design specification comply করছে না।
Project Manager উভয় পক্ষের evidence review করে resolution বের করলেন।
এটি Conflict Management।
C. Cultural Awareness
ভিন্ন culture-এর communication style বুঝে communication adjust করা।
উদাহরণ:
একটি international project-এ:
- Chinese contractor
- Bangladeshi Owner
- European consultant
তাদের communication style আলাদা হতে পারে।
Project Manager cultural difference বিবেচনা করবেন।
D. Meeting Management
Meeting-কে effective ও productive করা।
একটি effective meeting-এর জন্য:
- Agenda
- Participants
- Objectives
- Discussion
- Decisions
- Action items
- Responsible person
- Deadline
নির্ধারণ করা হয়।
E. Networking
Relationship তৈরি ও maintain করা, যাতে information exchange এবং collaboration সহজ হয়।
উদাহরণ:
Project Manager বিভিন্ন department-এর managers-এর সঙ্গে professional relationship তৈরি করেছেন। পরে emergency issue হলে দ্রুত appropriate person-এর কাছে পৌঁছাতে পারলেন।
F. Political Awareness
Organization-এর formal এবং informal power structure বুঝে communication করা।
এখানে “political” বলতে party politics নয়।
বরং:
- কে decision influence করে?
- কার approval প্রয়োজন?
- কার opinion গুরুত্বপূর্ণ?
- কে informal influencer?
এসব বোঝা।
উদাহরণ:
একটি technical issue-এর formal approval একজন Director দেন, কিন্তু বাস্তবে technical manager-এর recommendation ছাড়া Director decision নেন না।
Project Manager এই influence structure বুঝে communication strategy তৈরি করেন।
7. Meetings
Function: Stakeholders এবং team-এর মধ্যে interactive communication নিশ্চিত করা।
Meeting ব্যবহার করা হয়:
- Information sharing
- Problem solving
- Decision making
- Feedback
- Clarification
- Coordination
- Conflict resolution
Example
Weekly EPC coordination meeting-এ:
- Previous action review
- Current progress
- Technical issues
- Safety issues
- Schedule
- New action items
আলোচনা করা হলো।
8. Outputs-এর Function
1. Project Communications
এটি Manage Communications-এর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ output।
Project communications-এর মধ্যে থাকতে পারে:
- Emails
- Reports
- Presentations
- Meeting minutes
- Progress updates
- Technical communications
- Notifications
- Decisions
- Requests for information
সহজভাবে:
Information actually communicated = Project Communications
9. Project Management Plan Updates
Manage Communications-এর কারণে project-এর communication strategy পরিবর্তন হতে পারে।
Figure 2-37 অনুযায়ী দুটি plan update হতে পারে। (Dr. Hajiyakhchali)
A. Communications Management Plan
উদাহরণ:
আগে:
Weekly email report
পরে দেখা গেল stakeholders email report পড়ছেন না।
তাই সিদ্ধান্ত হলো:
Weekly dashboard + monthly presentation
তাহলে Communications Management Plan update হতে পারে।
B. Stakeholder Engagement Plan
Communication-এর মাধ্যমে stakeholder-এর needs বা engagement approach পরিবর্তনের প্রয়োজন হতে পারে।
উদাহরণ:
একজন stakeholder আগে Monitor অবস্থায় ছিলেন।
কিন্তু project-এর critical phase-এ তার influence বেড়ে গেল।
তখন তাকে বেশি actively engage করার প্রয়োজন হলো।
Stakeholder Engagement Plan update করা হতে পারে।
10. Project Document Updates
Figure 2-37 অনুযায়ী পাঁচটি important project document update হতে পারে। (Dr. Hajiyakhchali)
A. Issue Log
Communication-এর মাধ্যমে নতুন issue identify হলে Issue Log update হবে।
B. Lessons Learned Register
Communication থেকে নতুন lesson পাওয়া গেলে তা Lessons Learned Register-এ record করা হবে।
C. Project Schedule
Communication-এর মাধ্যমে milestone বা activity-এর date পরিবর্তনের প্রয়োজন হলে schedule update হবে।
D. Risk Register
Communication-এর মাধ্যমে নতুন risk বা existing risk-এর status পাওয়া গেলে Risk Register update হবে।
E. Stakeholder Register
Stakeholder-এর information, role, influence বা communication needs পরিবর্তিত হলে Stakeholder Register update হতে পারে।
11. Organizational Process Asset Updates
Manage Communications থেকে organization-এর future project-এর জন্য valuable information তৈরি হতে পারে।
উদাহরণ:
একটি project-এ দেখা গেল:
Monthly executive dashboard communication অত্যন্ত effective।
এই practice ভবিষ্যৎ project-এর organizational template/lesson হিসেবে সংরক্ষণ করা হলো।
এটি OPA Update।
12. খুব সহজে পুরো Process মনে রাখার কৌশল
Manage Communications =
Input → Communicate → Update
Input:
Plan + Documents + Performance + Environment + Organization
↓
Tools:
Technology + Methods + Skills + PMIS + Reporting + People Skills + Meetings
↓
Output:
Communications + Plans Updated + Documents Updated + OPA Updated
13. Manage Communications বনাম Monitor Communications
এটি PMP Exam-এর জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
| বিষয় | Manage Communications | Monitor Communications |
|---|---|---|
| মূল কাজ | Communication করা | Communication effectiveness check করা |
| Focus | Information flow | Information needs/requirements পূরণ হচ্ছে কি না |
| প্রকৃতি | Execute | Monitor/Assess |
| Example | Report পাঠানো | Report stakeholder-এর জন্য effective কি না যাচাই |
| Meeting | Meeting conduct করা | Meeting communication effective কি না assess করা |
মনে রাখবেন:
Manage = Do the communication
Monitor = Check whether communication is working
14. PMP Exam-এর জন্য Scenario-based Question
Question
একটি large infrastructure project-এ Project Manager প্রতি সপ্তাহে project progress report email-এর মাধ্যমে stakeholders-দের পাঠান। কিছুদিন পর তিনি লক্ষ্য করেন যে senior management report-এর গুরুত্বপূর্ণ information সময়মতো দেখতে পারছে না। Project Manager stakeholders-এর feedback নিয়ে সিদ্ধান্ত নিলেন যে critical information এখন থেকে dashboard এবং monthly management presentation-এর মাধ্যমে দেওয়া হবে এবং communication approach-টি update করলেন।
What should the project manager do next?
A. Update the risk register only
B. Update the communications management plan
C. Replace the stakeholder register
D. Perform quantitative risk analysis
সঠিক উত্তর: B. Update the Communications Management Plan
কেন?
Project Manager communication-এর effectiveness সম্পর্কে feedback পেয়েছেন এবং communication approach পরিবর্তন করেছেন।
আগের method:
Email report
নতুন method:
Dashboard + Management Presentation
অর্থাৎ communication strategy/approach পরিবর্তিত হয়েছে। তাই Communications Management Plan update করা appropriate।
PMBOK 8th Edition-এর Figure 2-37-তে Communications Management Plan Manage Communications-এর একটি output হিসেবে update হতে পারে। (Dr. Hajiyakhchali)
15. আরেকটি Realistic PMP Exam Question
Question
একটি power plant project-এ EPC Contractor এবং Owner-এর মধ্যে একটি technical issue নিয়ে disagreement হয়েছে। EPC Contractor দাবি করছে equipment specification অনুযায়ী compliant, কিন্তু Owner-এর engineering team তা গ্রহণ করছে না। Project Manager উভয় পক্ষকে একটি meeting-এ নিয়ে আসেন, প্রত্যেক পক্ষের বক্তব্য carefully শুনেন, technical evidence review করেন এবং mutually acceptable resolution বের করার চেষ্টা করেন।
Which Manage Communications tool and technique is MOST relevant?
A. Communication technology
B. Active listening and conflict management
C. Project reporting
D. PMIS
সঠিক উত্তর: B. Active listening and conflict management
Explanation
এখানে Project Manager:
- উভয় পক্ষের বক্তব্য শুনছেন → Active Listening
- disagreement resolve করছেন → Conflict Management
দুটিই PMBOK 8th Edition Figure 2-37-এর Interpersonal and Team Skills-এর অন্তর্ভুক্ত। (Dr. Hajiyakhchali)
16. PMP Exam-এ সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ Clues
| Question-এ যদি দেখেন | মনে করবেন |
|---|---|
| Information actually send/distribute করা | Manage Communications |
| Communication technology নির্বাচন/ব্যবহার | Communication Technology |
| Email, meeting, push/pull/interactive | Communication Methods |
| Receiver বুঝেছে কি না | Feedback |
| Body language | Nonverbal Communication |
| Presentation দিয়ে complex information | Presentations |
| Project information system | PMIS |
| Performance report তৈরি/দেওয়া | Project Reporting |
| Stakeholder-এর কথা মনোযোগ দিয়ে বোঝা | Active Listening |
| Disagreement resolve করা | Conflict Management |
| Cultural difference | Cultural Awareness |
| Meeting effective করা | Meeting Management |
| Relationship তৈরি করা | Networking |
| Informal influence/power বুঝে communication | Political Awareness |
| Communication strategy পরিবর্তন | Communications Management Plan update |
| Stakeholder-এর engagement approach পরিবর্তন | Stakeholder Engagement Plan update |
| নতুন সমস্যা | Issue Log update |
| নতুন lesson | Lessons Learned Register update |
| Schedule date change | Project Schedule update |
| New/changed risk | Risk Register update |
| Stakeholder information পরিবর্তন | Stakeholder Register update |
⭐ Final PMP Memory Formula
Manage Communications =
“Right Information → Right Stakeholder → Right Method → Right Time → Effective Feedback.”
আর ITTO মনে রাখার জন্য:
Inputs: Plan + Documents + Performance + EEF + OPA
Tools: Technology + Methods + Skills + PMIS + Reporting + Interpersonal Skills + Meetings
Outputs: Communications + Plan Updates + Document Updates + OPA Updates
PMBOK® Guide 8th Edition-এর Figure 2-37-তে Manage Communications-এর ITTO এবং process-এর উদ্দেশ্য এই কাঠামোর সঙ্গেই সামঞ্জস্যপূর্ণ।
Comments
Post a Comment