PMBOK® Guide 7th Edition – Principle 7: Tailor Based on Context
বাংলা অর্থ: প্রকল্পের প্রেক্ষাপট (Context) অনুযায়ী Project Management-এর পদ্ধতি ও প্রক্রিয়া মানিয়ে নিন (Tailor করুন)
এটি PMBOK® Guide 7th Edition-এর সপ্তম Principle এবং PMBOK 7-এর অন্যতম মৌলিক ধারণা। PMI এই Principle-এর মাধ্যমে একটি গুরুত্বপূর্ণ বার্তা দেয়:
"One Size Does Not Fit All."
অর্থাৎ,
সব প্রকল্পের জন্য একই Project Management Process, একই Template, একই Methodology বা একই Documentation ব্যবহার করা উচিত নয়।
প্রতিটি Project-এর ধরন, জটিলতা, ঝুঁকি, Stakeholder, বাজেট, সময়, প্রযুক্তি এবং প্রতিষ্ঠানের পরিবেশ অনুযায়ী Project Management Approach পরিবর্তন করতে হবে।
Tailoring (টেইলরিং) কী?
Tailoring বলতে বোঝায়—
Project-এর বাস্তব পরিস্থিতি অনুযায়ী Project Management-এর Process, Method, Tool, Documentation এবং Governance-কে উপযুক্তভাবে নির্বাচন ও সামঞ্জস্য করা।
এটি Shortcut নেওয়া নয় এবং Process বাদ দেওয়াও নয়।
বরং প্রশ্ন হলো:
"এই Project-এর জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত উপায় কী?"
Tailoring কেন প্রয়োজন?
ধরুন, দুটি Project আছে।
Project–A
২ লাখ টাকার কাজ
৭ দিনের কাজ
৩ জন সদস্য
একটি ছোট Motor Replacement
Project–B
২০০ কোটি টাকার কাজ
১৮ মাসের সময়
৩০০ জন সদস্য
নতুন 230 kV Substation নির্মাণ
দুটি Project-এর জন্য কি একই Documentation, একই Approval Process এবং একই Reporting System ব্যবহার করবেন?
অবশ্যই না।
এটাই Tailoring-এর মূল ধারণা।
Tailoring-এর উদ্দেশ্য
Tailoring-এর মাধ্যমে নিশ্চিত করা হয়—
অপ্রয়োজনীয় কাজ কমানো।
প্রয়োজনীয় নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখা।
দক্ষতা বৃদ্ধি।
সময় সাশ্রয়।
খরচ কমানো।
প্রকল্পের বাস্তবতার সাথে সামঞ্জস্য রাখা।
কী কী Tailor করা যায়?
PMI অনুযায়ী Project Manager অনেক কিছু Tailor করতে পারেন।
যেমন—
Project Life Cycle
Development Approach
Documentation
Risk Management
Communication Plan
Meeting Frequency
Quality Process
Procurement Process
Change Control Process
Reporting Format
Governance Level
কোন বিষয়গুলো বিবেচনা করবেন?
Tailoring করার আগে কিছু প্রশ্ন করতে হবে।
১. Project Size
Project বড় না ছোট?
২. Project Complexity
Project কতটা জটিল?
৩. Risk Level
Risk কম না বেশি?
৪. Regulatory Requirement
আইনগত বাধ্যবাধকতা আছে?
৫. Technology
নতুন Technology নাকি পরিচিত Technology?
৬. Stakeholder
Stakeholder বেশি না কম?
৭. Organization Culture
প্রতিষ্ঠানের কাজের ধরন কেমন?
Development Approach Tailoring
PMI বলে—
সব Project-এ Waterfall ব্যবহার করতে হবে—এমন নয়।
সব Project-এ Agile-ও ব্যবহার করতে হবে—এমনও নয়।
Predictive (Waterfall)
যখন—
Scope পরিষ্কার।
Requirement স্থির।
পরিবর্তন কম।
উদাহরণ:
Transformer Installation
Agile
যখন—
Requirement পরিবর্তিত হতে পারে।
Innovation দরকার।
উদাহরণ:
নতুন Maintenance Management Software তৈরি।
Hybrid
যখন—
দুই ধরনের Approach একসাথে দরকার।
উদাহরণ:
Power Plant DCS Upgrade
Hardware Installation → Predictive
Software Configuration → Agile
Power Plant Case Study–1
Project
11 kV Motor Replacement
Project Size
ছোট
Duration
৩ দিন
Team
৫ জন
এখানে কি ২০০ পৃষ্ঠার Project Management Plan দরকার?
না।
যা দরকার—
Work Permit
Risk Assessment
Schedule
Test Report
Completion Report
এটাই Tailoring।
Power Plant Case Study–2
Project
660 MW Unit Major Overhaul
এখানে দরকার—
Detailed Project Charter
WBS
CPM Schedule
Procurement Plan
Communication Plan
Quality Plan
Risk Register
Daily Progress Report
Weekly Steering Committee Meeting
Lessons Learned
এখানে বিস্তারিত Documentation যুক্তিযুক্ত।
বাস্তব উদাহরণ (বাড়ি নির্মাণ)
ধরুন—
আপনি একটি ছোট স্টোর রুম তৈরি করছেন।
আরেকজন ২০ তলা Commercial Building তৈরি করছেন।
দুজন কি একই Drawing, একই Approval, একই Safety Plan ব্যবহার করবেন?
না।
কারণ Context আলাদা।
Tailoring মানে Process বাদ দেওয়া নয়
অনেকে মনে করেন—
Tailoring মানে Documentation কমিয়ে দেওয়া।
এটি ভুল ধারণা।
Tailoring মানে—
যা দরকার তা রাখুন, যা অপ্রয়োজনীয় তা বাদ দিন।
উদাহরণ
ছোট Project-এ ২৫টি Approval Level রাখা অপ্রয়োজনীয়।
কিন্তু Nuclear Power Plant Project-এ এটি প্রয়োজন হতে পারে।
Tailoring এবং Governance
যদি Project High Risk হয়—
Governance শক্তিশালী হবে।
যদি Project Low Risk হয়—
Governance সহজ হতে পারে।
Tailoring এবং Communication
Small Project
সাপ্তাহিক Meeting যথেষ্ট।
Mega Project
Daily Coordination Meeting দরকার হতে পারে।
Tailoring এবং Risk
Low Risk Project
Simple Risk Register
High Risk Project
Detailed Risk Workshop
Quantitative Risk Analysis
Contingency Planning
PMP Exam Scenario
প্রশ্ন
আপনি একটি ছোট Equipment Replacement Project পরিচালনা করছেন।
Project Sponsor বলছেন—
"Corporate Mega Project-এর সব Documentation এখানেও ব্যবহার করতে হবে।"
Project Manager-এর সর্বোত্তম পদক্ষেপ কী?
A. সব Documentation হুবহু ব্যবহার করা।
B. কোনো Documentation ব্যবহার না করা।
C. Project-এর আকার, ঝুঁকি এবং জটিলতা বিবেচনা করে উপযুক্ত Project Management Approach Tailor করা। ✅
D. Sponsor-এর কথা উপেক্ষা করা।
সঠিক উত্তর: C
কারণ—
PMI অনুযায়ী প্রতিটি Project-এর Context অনুযায়ী Project Management Process Tailor করা উচিত।
Power Plant-এর বাস্তব Scenario
ধরুন—
আপনার Plant-এ দুটি Project চলছে।
Project–1
Lighting Replacement
Risk
কম
Duration
৫ দিন
Team
৪ জন
Project–2
Generator Protection System Upgrade
Risk
খুব বেশি
Grid Impact
আছে
Shutdown Required
হ্যাঁ
OEM Involved
হ্যাঁ
দুটি Project-এ একই Approval Process ব্যবহার করা কি যুক্তিযুক্ত?
না।
Generator Project-এ দরকার—
FAT
SAT
Relay Coordination Study
Protection Testing
Grid Approval
Commissioning Procedure
Lighting Replacement-এ এত কিছু দরকার নেই।
এটাই Tailoring।
পরীক্ষার জন্য মনে রাখার সূত্র
TAILOR
T – Think about context (প্রেক্ষাপট বুঝুন)
A – Adapt the approach (পদ্ধতি মানিয়ে নিন)
I – Identify project needs (প্রকল্পের প্রয়োজন শনাক্ত করুন)
L – Limit unnecessary work (অপ্রয়োজনীয় কাজ কমান)
O – Optimize processes (প্রক্রিয়া কার্যকর করুন)
R – Review continuously (নিয়মিত পর্যালোচনা করুন)
Principle 6 বনাম Principle 7
| Principle 6 – Leadership | Principle 7 – Tailoring |
|---|---|
| মানুষকে নেতৃত্ব দেওয়া | Project Management Approach নির্বাচন করা |
| Focus: People | Focus: Process ও Context |
| "Team-কে কীভাবে সফল করব?" | "এই Project-এর জন্য কীভাবে কাজ করা সবচেয়ে উপযুক্ত?" |
Tailoring করার সময় সাধারণ ভুল
অনেক Project Manager দুই ধরনের ভুল করেন—
ভুল–১: Over-Engineering
ছোট Project-এ অপ্রয়োজনীয় Process ও Documentation চাপিয়ে দেওয়া।
উদাহরণ: একটি ৩ দিনের Motor Replacement-এর জন্য ১৫টি Approval, ১০০ পৃষ্ঠার Plan এবং প্রতিদিন ২ ঘণ্টার Review Meeting রাখা।
ফলাফল: সময় ও খরচ বাড়ে, কিন্তু Value বাড়ে না।
ভুল–২: Under-Management
বড় বা ঝুঁকিপূর্ণ Project-এ প্রয়োজনীয় নিয়ন্ত্রণ বাদ দেওয়া।
উদাহরণ: 660 MW Generator Protection Upgrade Project-এ Formal Risk Assessment বা Commissioning Procedure না রাখা।
ফলাফল: Safety Risk, Rework, Delay এবং Equipment Damage-এর সম্ভাবনা বেড়ে যায়।
PMP পরীক্ষার জন্য গুরুত্বপূর্ণ শিক্ষা
PMI আশা করে একজন Project Manager অন্ধভাবে Process অনুসরণ করবেন না এবং অযথা Process বাদও দেবেন না।
বরং তিনি বিবেচনা করবেন—
Project-এর আকার
জটিলতা
ঝুঁকি
Stakeholder-এর প্রয়োজন
আইনগত ও Regulatory Requirement
প্রতিষ্ঠানের সংস্কৃতি
প্রযুক্তিগত অনিশ্চয়তা
তারপর সেই অনুযায়ী উপযুক্ত Project Management Approach নির্বাচন করবেন।
আপনার Power Plant-এর একটি বাস্তব উদাহরণ
ধরুন, আপনার প্ল্যান্টে দুটি কাজ হচ্ছে—
একটি 415V Motor-এর Bearing Replacement
Boiler Feed Pump Turbine (BFPT) Runback Logic Modification
প্রথম কাজের জন্য একটি সংক্ষিপ্ত Work Plan, Safety Assessment এবং Test Report যথেষ্ট হতে পারে।
কিন্তু দ্বিতীয় কাজের জন্য দরকার হবে—
Detailed Change Management
DCS Logic Review
Interlock Verification
Simulation Test
Operator Training
Commissioning Procedure
Rollback Plan
Management Approval
দুটি Project-এই "সঠিক" Project Management হয়েছে, কিন্তু একইভাবে নয়। কারণ তাদের Context ভিন্ন।
পরীক্ষার জন্য একটি মূল বাক্য মনে রাখুন
"Tailor the project management approach to fit the project—not the project to fit a standard process."
অর্থাৎ, একটি নির্দিষ্ট Process-এর সাথে Project-কে জোর করে মানিয়ে নেওয়ার পরিবর্তে, Project-এর বাস্তব চাহিদা অনুযায়ী Project Management Approach নির্বাচন করাই PMBOK® Guide 7th Edition – Principle 7: Tailor Based on Context-এর মূল দর্শন।
Comments
Post a Comment